Розрахунок компенсації за невикористану відпустку при звільненні працівника

Кількість днів компенсації треба рахувати лише за перший робочий рік до початку відпустки для догляду (з урахуванням того, що декрет входить до стажу, а відпустка до 3 років — ні), а суму компенсації — за двома розрахунками: за дні, на які право набуте до 31.12.2023, із виплат 2023 року, та за дні після 01.01.2024 — виходячи з окладу на дату звільнення.

Обґрунтування

1. Які періоди входять до стажу для щорічної відпустки
   До стажу, що дає право на щорічну відпустку, зараховується час відпустки у зв’язку з вагітністю та пологами, але не зараховується час відпустки для догляду за дитиною до 3 років, що прямо випливає зі ст. 9 Закону № 504.
   Отже, стаж для відпустки в цій ситуації охоплює період з 03.03.2023 по 21.11.2023, а з 22.11.2023 по дату звільнення у вересні 2026 року відпускний стаж не накопичується.

2. Розрахунок кількості днів щорічної відпустки та поділ до/після 31.12.2023
   Щорічна основна відпустка надається за робочий рік тривалістю не менш як 24 календарні дні, а якщо робочий рік не відпрацьовано повністю або є періоди, що не включаються до стажу, тривалість визначають пропорційно фактично зарахованому часу, з використанням календарних днів робочого року, як рекомендовано Мінекономіки і випливає з підходу, що ґрунтується на Порядку обчислення середньої заробітної плати № 100, затвердженого постановою КМУ від 08.02.1995 № 100 (далі – Порядок №100).
   Так само, як у прикладах у фрагменті №3, кількість днів відпустки для компенсації слід:

   • розрахувати пропорційно за перший робочий рік (03.03.2023–02.03.2024) з урахуванням, що до стажу входять всі дні до 21.11.2023;
   • окремо виділити з цього результату дні, право на які набуте до 31.12.2023, та дні з 01.01.2024 до 02.03.2024;
   • за наступні робочі роки (після 22.11.2023) стажу немає, тому додаткові дні щорічної відпустки не нараховуються.
     Конкретну кількість днів у календарях ви можете визначити за тим самим алгоритмом, що наведений у фрагменті №3 (крок 1–3) з розподілом на періоди до 31.12.2023 та після.

3. Визначення розрахункових періодів для середньої зарплати
   Відповідно до п. 2 Порядку №100,

   • для компенсації за невикористані відпустки, право на які набуте до 31.12.2023, середня зарплата визначається виходячи з виплат, нарахованих у 2023 році (січень–грудень 2023), із виключенням періодів, коли працівник не працював і за ним не зберігався заробіток;
   • для компенсації за дні відпустки, право на які набуте після 01.01.2024, застосовується загальне правило: беруться останні 12 календарних місяців, що передують місяцю виплати компенсації; якщо в такому періоді немає заробітку, середню заробітну плату визначають з посадового окладу або МЗП за формулою, передбаченою п. 4 Порядку №100.

4. Розрахунок середньої зарплати та суми компенсації
   У 2023 році до розрахункового періоду для «старих» днів (до 31.12.2023) увійдуть виплати за фактично відпрацьований час та сума допомоги по вагітності та пологах, оскільки такі нарахування включаються до середнього заробітку як допомога по тимчасовій непрацездатності згідно з п. 3 Порядку №100.

   • Середню денну зарплату для днів до 31.12.2023 обчислюєте: сума виплат 2023 року (зарплата + декретні) / кількість календарних днів 2023 року за вирахуванням днів відпустки по догляду (з 22.11.2023 по 31.12.2023).
   • Для днів відпустки, право на які набуте після 01.01.2024, у розрахунковому періоді (12 місяців до місяця звільнення у вересні 2026) заробітку не буде, тому середню визначаєте виходячи з окладу на дату звільнення 9150 грн за формулою з п. 4 Порядку №100:
     оклад 9150 грн х 12 / 365 = середньоденна зарплата для «нових» днів.
     Далі суму компенсації рахуєте окремо по кожній групі днів:
   • компенсація за «старі» дні = середньоденна за 2023 рік × кількість днів, право на які набуте до 31.12.2023;
   • компенсація за «нові» дні = середньоденна з окладу 9150 грн × кількість днів, право на які набуте після 01.01.2024;
   • загальна сума компенсації = сума обох частин.

Рекомендація:
Щоб уникнути технічних помилок у підрахунку календарних днів та розподілі до/після 31.12.2023, зручно використати спеціальний калькулятор відпусток і середньої зарплати, а вже потім підставити ваші фактичні суми заробітку та декретних у наведені формули.