Як правильно підготувати довідки про доходи для працівника

Не зовсім, кількість довідок залежить від того, для якої мети ви їх видаєте, але загальне правило таке: дохід за кожним роботодавцем та/або видом зайнятості краще підтверджувати окремою довідкою, а внутрішнє суміщення в межах одного роботодавця можна показувати однією довідкою з розшифровкою.

Обґрунтування

1. Хто може підписувати довідку про доходи Довідка про доходи є зовнішнім документом з фінансовими показниками, її підписує керівник установи або уповноважена ним особа та головний бухгалтер. Права щодо підписання таких документів підприємство визначає самостійно, закріплюючи їх у наказі, посадовій інструкції тощо, що відповідає ч. 5 ст. 8 Закону № 996-14.

2. Окремі довідки за різними роботодавцями Зарплата за кожним місцем роботи (кожним роботодавцем) є окремим доходом.
Тому:

• за ТОВ, де засновник працює директором за сумісництвом, оформлюєте одну довідку як роботодавець-ТОВ;
• за основним місцем роботи лікаря/сумісництвом у медзакладі відповідні довідки має видавати саме той роботодавець.

3. Внутрішнє суміщення в одній установі Якщо лікар загальної практики і лікар-профпатолог – це основне місце + суміщення/сумісництво в межах одного роботодавця, дохід можна відобразити:

• однією довідкою за цим роботодавцем, де у таблиці розшифрувати суми за кожним видом роботи (посада, період, сума),
• або двома окремими довідками за кожною посадою, якщо цього вимагає орган, куди їх подають.
  Об’єднана звітність на це не впливає: вона технічно може показувати працівника одним рядком, але довідка про доходи має коректно відображати всі виплати.

4. Якщо довідка потрібна для соціального страхування (лікарняні за сумісництвом) Для оплати лікарняних за сумісництвом потрібно надати довідку про заробітну плату за основним місцем роботи за формою з додатка до Порядку № 1266. Якщо особа має кілька місць роботи за сумісництвом, додатково потрібні довідки про середню зарплату за кожним місцем роботи за сумісництвом, щоб сумарний дохід за всіма місцями не перевищив максимальну базу нарахування ЄСВ, як того вимагає п. 30 Порядку № 1266.

Рекомендація:
Підготуйте окрему довідку про доходи від ТОВ за посадою директора-сумісника, а доходи за медичними посадами нехай підтверджує роботодавець-медзаклад (однією або двома довідками з розшифровкою, залежно від їх внутрішніх правил і вимог органу-отримувача).

Такий підхід забезпечує коректний поділ доходів за різними роботодавцями і спрощує використання довідок для податкових чи соціальних цілей.