Відображення найманого працівника у звітах за липень 2026 року

Не зовсім, у липневому 4ДФ працівника показувати не потрібно, а в Д1 за липень його слід відобразити одним рядком без сум, заповнивши дні відпустки без збереження зарплати і дні трудових відносин.

Обґрунтування

1. Чи показувати працівника в 4ДФ за липень 2026 У додатку 4ДФ показують лише осіб, яким у місяці нараховано або виплачено дохід, із зазначенням сум у графах 3а/3 і утриманих податків, при цьому прямо зазначено, що якщо повний місяць працівник не має доходу (зокрема, перебуває у відпустці без збереження зарплати), то в додатку 4ДФ його не відображають і він не враховується й у рядку 4 додатка з працівниками за ознакою «101» згідно з пп. 1 п. 4 розд. IV Порядку №4. У липні 2026 року дохід і податки відсутні, відпускні вже відображені у червні, тому в 4ДФ за липень цього працівника не показуєте взагалі.

2. Як заповнити Додаток Д1 за липень 2026 У Д1 інформацію подають щодо всіх застрахованих осіб, які перебувають у трудових відносинах, навіть якщо в місяці немає нарахованого доходу, при цьому:

• графу 13 заповнюють як кількість календарних днів відпустки без збереження зарплати за звітний місяць;
• графу 14 заповнюють один раз по працівнику, вказуючи кількість календарних днів перебування у трудових відносинах за місяць.

У вашому випадку за липень 2026 року в Д1:

• на працівника формуєте один рядок;
• у графі 16, 17 суми не зазначаєте (0);
• у графі 13 ставите 3 календарні дні відпустки без збереження зарплати (15, 22, 29 липня);
• у графі 14 зазначаєте 31 день трудових відносин за липень, оскільки договір діє увесь місяць.

3. Чому можна заповнити тільки графи 13 і 14 без сум Порядок заповнення Д1 передбачає, що графу 14 заповнюють навіть за відсутності доходу, а графу 13 – для фіксації днів неоплачуваної відпустки за відповідний місяць, при цьому вимоги щодо обов’язкової наявності сум у графах 16–17 при заповнених 13 і 14 немає у Порядку №4, тому рядок без сум, але з днями відпустки та трудових відносин буде коректним.

Правильне відображення: у липні працівник у 4ДФ не показується, а в Д1 подається один «нульовий» рядок із заповненими графами 13 і 14.