Організація обліку готівки в новоствореному ТОВ для магазину

Не зовсім: ви правильно орієнтуєтесь на роботу через ПРРО та інкасацію в банк, але касову дисципліну та ліміт каси для ТОВ усе одно потрібно організувати, а КОРО та щоденне внесення виручки до касової книги не завжди обов’язкові.

Обґрунтування

1. Чи потрібна касова книга ТОВ і чи обов’язково щоденно «вносити» в касу виручку з ПРРО
Юридична особа зобов’язана мати касову книгу, але записи в ній роблять лише за операціями, оформленими ПКО/ВКО. Якщо вся готівкова виручка з ПРРО одразу інкасується в банк і ви не оформляєте ПКО/ВКО (не ведете фізичну «головну касу» 301), то рух готівки відображаєте на субрахунку 308 і в касовій книзі записів фактично не буде. У такій схемі щоденно «вносити» виручку з ПРРО до каси підприємства через ПКО й ВКО не потрібно, достатньо обліку за даними ПРРО і подальшого зарахування на рахунок 311. Ліміт каси при цьому все одно встановлюєте наказом.

2. Чи можна обмежитись обліком через ПРРО й інкасацією прямо до банку
Так, можна організувати обіг так, щоб гроші рухалися: «ПРРО → інкасація → банк», без проходження через касу підприємства 301. Для цього:

• оприбутковування готівки здійснюєте через щоденні фіскальні звітні чеки (Z-звіти) ПРРО, які зберігаються електронно відповідно до Положення №148;
• у бухобліку використовуєте субрахунок 308 «готівка за операціями з РРО» (Дт 308 – Кт 702, далі Дт 333/334 – Кт 308, потім Дт 311 – Кт 333/334);
• ПКО/ВКО і касову книгу фактично не застосовуєте, якщо немає інших операцій з готівкою (видача під звіт, виплата зарплати тощо).

3. Чи потрібні КОРО та реєстрація розрахунку коригування (РК)

• КОРО: для суб’єктів, що працюють з РРО/ПРРО, ведення КОРО нині не є обов’язковим, її використовують лише як резервний варіант при виході РРО з ладу. За потреби КОРО реєструють за формою J/F1311305 «Заява про реєстрацію книги обліку розрахункових операцій та/або розрахункової книжки за ф. № 1-КОРО» (форма J1311305, форма F1311305). Якщо ви обираєте варіант «при відключенні електроенергії/збої розрахунки не проводимо», можете взагалі не реєструвати КОРО.
• РК до ПН/ПДВ: якщо ви – платник ПДВ і складаєте податкові накладні, при зміні суми компенсації чи поверненні товару обов’язково складається РК і підлягає реєстрації в ЄРПН за правилами ст. 192 та п. 192.1 Податкового кодексу України (Податковий кодекс України).
• «Розрахунок коригування» до чека РРО/ПРРО як окремий паперовий документ не застосовується: коригування (повернення, скасування) оформлюються фіскальними чеками повернення/сторно в самому ПРРО.

4. Прогнозний ліміт каси для новоствореного ТОВ і коли переходити на середньоденний обіг
Для новоствореного підприємства ліміт каси на перші три місяці з дня першого готівкового розрахунку встановлюють за прогнозними розрахунками відповідно до п. 50 Положення №148. Алгоритм:

1. оцінюєте прогнозний щоденний/середньоденний обсяг готівкової виручки та потреби в готівці (розмінна монета, можливі виплати з каси);
2. затверджуєте внутрішній «Порядок розрахунку ліміту каси» та наказом керівника – прогнозний ліміт каси (сума, яку дозволено залишати в касі/ящику ПРРО поза робочим часом);
3. по завершенні перших трьох місяців, у двотижневий строк, переглядаєте прогнозний ліміт за фактичними показниками (середньоденне надходження або видача готівки) і тим самим переходите на «середньоденний» обіг, як того вимагає п. 50 Положення №148.

5. Робота з виручкою наприкінці зміни (графік 9:00–21:00)
Магазин працює до 21:00, тому:

• готівку, що залишається в ящику ПРРО на кінець дня (у межах ліміту каси), можна не здавати щодня в банк, а частину залишити як розмінну монету;
• понадлімітну суму потрібно здати до банку не пізніше наступного робочого дня банку або використати наступного дня на потреби підприємства, інакше вона вважатиметься понадлімітною відповідно до п. 15, 53 та 54 Положення №148.

Рекомендація:

Зафіксуйте в наказах:

• порядок розрахунку й величину прогнозного ліміту каси;
• порядок роботи з ПРРО, розмінною монетою та інкасацією (чи є головна каса, чи інкасуєте безпосередньо з магазину до банку, чи ведете КОРО як резерв).

Грамотно прописаний внутрішній порядок обігу готівки й ліміту каси дозволить працювати через ПРРО без зайвої паперової каси і водночас не порушувати вимоги Положення №148.