Проблеми з лікарняними виплатами при зовнішньому сумісництві працівниці

Частково так, лікарняний за сумісництвом справді «прив’язаний» до даних Реєстру, але зараз у ФОПа немає технічної можливості ні самостійно «підтягнути» декретний лікарняний, ні подати якісь довідкові звіти, тож без втручання ПФУ сформувати виплату поки що неможливо. Оплату по сумісництву зможете провести лише після того, як у Реєстрі застрахованих осіб з’явиться інформація про трудові відносини та буде сформовано/оновлено е‑лікарняний за сумісництвом.

Обґрунтування

1. Чому лікарняний не з’являється у ФОПа У разі відсутності/затримки даних об’єднаної звітності по працівнику в Реєстрі застрахованих осіб система ПФУ «бачить» його як такого, що не перебуває у трудових відносинах із ФОПом, тому е‑лікарняний за сумісництвом не формується і не підтягується до заяви‑розрахунку. Через перехід ФОПів на квартальну звітність виникають «порожні» періоди, коли по найманих особах у Реєстрі немає актуальних даних, і саме в цей час відкриті лікарняні по вагітності та пологах по сумісництву не можуть бути оплачені, бо немає документальної підстави.

2. Які дії працівниці та ФОПа зараз
У вашій ситуації діє такий алгоритм дій:

1. Переконайтеся, що за працівницею при ФОПі подано об’єднану звітність за ті періоди, які вже можна подати (усі подані звіти мають Квитанцію №2).
2. Працівниця звертається до лікаря із проханням повторно передати/оновити медичний висновок про тимчасову непрацездатність до ПФУ після того, як у Реєстрі з’являться актуальні дані про трудові відносини з ФОПом.
3. Якщо е‑лікарняний так і не формується або не підтягується у кабінеті ФОПа, необхідно подати офіційне звернення до ПФУ:
   • від ФОПа – через е‑кабінет/розділ «Звернення»;
   • від працівниці – окремо, з описом ситуації та копіями підтверджуючих документів.
4. У зверненні просіть:
   • пояснити причину відсутності лікарняного по сумісництву;
   • вказати, чи можливе формування/коригування е‑лікарняного після оновлення даних Реєстру;
   • надати індивідуальний алгоритм, щоб не втратити право на допомогу.

3. Оформлення періоду в кадрових документах у ФОПа Період відпустки у зв’язку з вагітністю та пологами за сумісництвом ви все одно повинні оформити як відпустку, а не як роботу. Відпустка по вагітності та пологах є видом соціальної відпустки за ст. 17 Закону №504/96‑ВР, тому ФОП, як роботодавець, повинен:

• отримати від працівниці заяву на відпустку по вагітності та пологах;
• видати наказ про надання цієї відпустки;
• у табелі обліку робочого часу відображати код «ВП» (або аналогічний код відпустки по вагітності та пологах) за період з дати відкриття лікарняного, навіть якщо сама допомога ще не профінансована ПФУ.

4. Коли і як буде проводитися оплата Допомога по вагітності та пологах згідно зі ст. 18 Закону №1105 надається у формі страхової виплати, що компенсує втрату заробітку за час відпустки. Фактично оплату за сумісництвом ви зможете здійснити тільки тоді, коли:

• у Реєстрі застрахованих осіб з’явиться запис про трудові відносини працівниці з ФОПом за потрібні періоди;
• на підставі оновлених даних буде сформовано електронний листок непрацездатності по сумісництву або оновлено наявний;
• е‑лікарняний підтягнеться до заяви‑розрахунку в кабінеті ФОПа, після чого ви сформуєте заяву‑розрахунок (по декрету – через відповідний «декретний» додаток) і подасте її до ПФУ.

Ризики та нюанси: Поки е‑лікарняний по сумісництву не буде сформовано/оновлено, ПФУ не профінансує декретні, а ФОП не має правової підстави оплачувати їх власним коштом, тому критично важливо зафіксувати звернення до ПФУ з вимогою надати офіційну письмову позицію по конкретному випадку.

Для мінімізації втрат працівниці зараз головне – якнайшвидше домогтися появи коректних даних у Реєстрі та офіційної відповіді ПФУ щодо механізму формування лікарняного за сумісництвом у зв’язку з квартальною звітністю ФОПа.