Оформлення витрат на оренду авто для первісної вартості ОЗ

Частково так, витрати на оренду машини та оплату праці заступника директора, безпосередньо пов’язані з доставкою обладнання до місця його використання, можна включити до первісної вартості обладнання, але для цього потрібне належне документальне оформлення як самої оренди, так і виконання ним функцій водія.

Обґрунтування

1. Включення оренди машини до первісної вартості обладнання
Витрати на оренду автомобіля, якщо він використовується виключно для доставки придбаного обладнання до місця його монтажу/експлуатації до моменту введення в експлуатацію, відносяться до витрат, безпосередньо пов’язаних з доведенням об’єкта до стану, придатного для використання, і можуть включатися до первісної вартості ОЗ згідно з підходом до формування собівартості необоротних активів у НП(С)БО 7 «Основні засоби» та НП(С)БО 16 «Витрати» (з урахуванням норм про витрати майбутніх періодів у НП(С)БО 16). Це стосується і ПДВ: податковий кредит за такою орендою включають до первісної вартості, якщо об’єкт ще не введено в експлуатацію.

2. Оплата праці заступника директора як частина первісної вартості
Якщо заступник директора виконує роботи з доставки, навантаження/розвантаження, участі в монтажі обладнання до моменту введення його в експлуатацію, частину його заробітної плати, пропорційну витраченому на ці роботи часу, можна включити до первісної вартості обладнання як прямі витрати на створення/доведення ОЗ, орієнтуючись на загальний підхід до формування собівартості в НП(С)БО 16. Для цього потрібно вести табель обліку робочого часу з виділенням годин, пов’язаних саме з доставкою/монтажем, та внутрішній розрахунок для капіталізації.

3. Документи на заступника директора як водія
Окремий трудовий договір не потрібен, але одного лише наказу про допуск до керування авто замало. Потрібно:

• внести до посадової інструкції заступника директора обов’язок керування службовим автомобілем, якщо це стає частиною його роботи, щоб не порушувати ст. 31 Кодексу законів про працю;
• видати наказ про закріплення орендованого автомобіля за цим працівником і допуск до керування з зазначенням підстав (договір оренди, маршрут/цілі поїздок);
• забезпечити наявність у працівника відповідної категорії посвідчення водія.

Такий підхід мінімізує ризики при ДТП і підтверджує законне виконання ним функцій водія.

4. Документальне оформлення операції в цілому
Щоб обґрунтувати капіталізацію витрат, доцільно оформити:

• договір оренди автомобіля з ТОВ В (строк, мета – перевезення обладнання, маршрут, орендна плата, акти приймання-передачі авто та наданих послуг, рахунки/акти орендодавця);
• наказ керівника ТОВ А про придбання та доставку обладнання, де прямо зазначено, що витрати на оренду авто, пальне і залучення працівників відносяться на первісну вартість об’єкта;
• подорожні листи (маршрутні листи) на орендований автомобіль з фіксацією пробігу, маршруту, завдання, витрат пального, як це описано для подорожніх листів у ч. 2 ст. 9 Закону № 996-XIV через вимоги до первинних документів;
• табель робочого часу заступника директора з виділенням годин, що припадають на поїздки для доставки/монтажу обладнання, та розрахунок суми зарплати для капіталізації.

Ці документи одночасно підтверджують господарську мету використання орендованого автомобіля і дають підставу включити відповідні витрати до первісної вартості ОЗ.

Рекомендація:
Складіть внутрішній положення/наказ про порядок формування первісної вартості ОЗ, де окремо пропишіть, що витрати на оренду транспорту і зарплату працівників, безпосередньо пов’язані з доставкою та монтажем до введення об’єкта в експлуатацію, капіталізуються, і дотримуйтесь цього порядку в усіх аналогічних випадках.

Чітке документальне відокремлення «доставочних» витрат і часу працівника дозволить безпечно включити їх до первісної вартості обладнання.