Використання корпоративних карток: робочий час чи вихідні дні

Ні, обмеження «лише в робочий час» для розрахунків корпоративною карткою законодавство не встановлює, але всі операції мають бути пов’язані з господарською діяльністю за внутрішніми правилами роботодавця, незалежно від календарного дня чи години.

Обґрунтування

1. Немає трудової заборони користуватися корпоративною карткою поза робочим часом Трудове законодавство не містить спеціальних правил чи обмежень щодо використання корпоративних платіжних карток працівниками у вихідні чи позаробочий час. Норми про робочий час лише визначають максимальну тривалість роботи (40 годин на тиждень за статтею 50 Кодексу законів про працю України), але не регулюють порядок використання платіжних інструментів.

2. Правовий режим корпоративної картки як платіжного інструменту Положення НБУ про емісію та еквайринг платіжних інструментів визначає, що корпоративна картка є платіжним інструментом для доступу до рахунку юрособи, а власник рахунку самостійно визначає осіб, які мають право здійснювати операції, та контролює цільове використання коштів (зокрема, п. 16, 17, 107 Положення, затвердженого постановою НБУ від 29.07.2022 №164). Тобто ключовою є господарська мета операцій, а не час доби чи день тижня.

3. Внутрішні правила роботодавця і документальне оформлення Підприємство має право самостійно встановити в наказах і положеннях: хто, для яких витрат і в якому порядку може використовувати корпоративну картку, у тому числі у відрядженні чи поза звичайним робочим графіком, орієнтуючись на вимоги п. 170.9 Податкового кодексу України щодо документального підтвердження зв’язку витрат з господарською діяльністю. Використання картки у вихідний день допускається, якщо витрати оформлено як службові (наказ, завдання, авансовий звіт тощо) і вони пов’язані з діяльністю роботодавця.

4. Ризики визнання особистого використання й додаткового блага Якщо розрахунки корпоративною карткою у вихідний або позаробочий час не мають підтвердженого виробничого характеру, контролюючі органи можуть розцінити такі витрати як особисту вигоду працівника. У такому разі вартість оплачених товарів/послуг може кваліфікуватися як додаткове благо з відповідним оподаткуванням ПДФО і військовим збором за правилами п. 170.9 та 164.2 ПКУ, а для підприємства – як витрати, не підтверджені господарською метою.

Рекомендація:

Доцільно прямо прописати в локальному положенні про корпоративні картки, що працівник може здійснювати службові витрати карткою в будь-який день і час, якщо це випливає із службового завдання/наказу, та зобов’язати його документально підтверджувати господарську мету кожної такої операції.

Чітко зафіксовані внутрішні правила і належне документування дозволяють безпечно використовувати корпоративні картки незалежно від календарного дня.