Облік костюмів для працівників: момент відображення в 4ДФ

Показувати такий одяг у 4ДФ треба лише тоді, коли він стає доходом працівника, а не в момент оплати постачальнику.

Обґрунтування

1. Коли виникає оподатковуваний дохід по одягу
Оплата постачальнику не створює доходу працівника, тому в 4ДФ нічого не відображають.
Дохід з’являється лише якщо одяг передають працівнику у власність (або він не зобов’язаний його повертати), чи при звільненні не повертає одяг, що ще не відслужив строк, тоді вартість включають до оподатковуваного доходу як додаткове благо за логікою пп. 14.1.47, пп. «а» пп. 164.2.17, 165.1.9 ПКУ.

2. Коли дохід не виникає та яка ознака у 4ДФ
Якщо костюми – це спецодяг / формений або фірмовий одяг, що:

• видається для роботи,
• залишається власністю роботодавця,
• облік ведеться за особовими картками,
  такий одяг не є оподатковуваним доходом працівника, а вартість показують у 4ДФ з ознакою доходу «136» як не оподатковуваний спецодяг на підставі пп. 165.1.9 ПКУ (для форменого / спецодягу) та роз’яснень щодо спецодягу і форменого одягу.

3. Сума, яку показують у 4ДФ
У 4ДФ дохід відображають у повній вартості наданого працівнику майна, без відокремлення ПДВ, що випливає з п. 4 розд. IV Порядку № 4.
Якщо йдеться про неоподатковуваний спецодяг / формений одяг, вказують його повну вартість з ПДВ з ознакою «136».

Рекомендація:
Якщо це робочий формений / фірмовий одяг, який має лишатися власністю підприємства, оформіть наказ про дрес-код / формений одяг та особові картки видачі і показуйте в 4ДФ у місяці фактичної видачі працівнику з ознакою «136», вартість – у повній сумі з ПДВ.

У вашій ситуації момент відображення в 4ДФ прив’язується до фактичної видачі одягу конкретному працівнику, а не до оплати постачальнику.