Оформлення витрат на перевезення дитини: податкова консультація необхідна

Цю оплату доцільно оформити як благодійну допомогу члену профспілки у негрошовій формі (оплата послуг перевізника напряму), тоді у члена профспілки ПДФО та військовий збір не виникатимуть, а для профспілки це будуть витрати на статутну діяльність, передбачені кошторисом.

Обґрунтування

Щоб допомога не оподатковувалась у члена профспілки, важливо оформити її як оплату послуги напряму перевізнику, а не виплату грошей члену профспілки. У такому разі член профспілки не отримує кошти, а отримує благодійну підтримку у вигляді організованого перевезення дитини. Це фактично цільова допомога на медико‑соціальні потреби, що підтверджується документами.

Для профспілки такі витрати відносяться на статутну діяльність. У статуті та кошторисі профспілки має бути передбачено матеріальну та соціальну підтримку членів профспілки та їхніх сімей. На підставі рішення виборного органу профспілки оформлюєте протокол або витяг, де вказано конкретну допомогу члену профспілки у вигляді оплати спецтранспорту.

Документальне оформлення має підтверджувати ціль і відсутність доходу у фізособи. Потрібно: 1) рішення профспілкового органу про надання допомоги; 2) договір або заявку з перевізником на перевезення конкретної дитини члена профспілки; 3) рахунок, акт (або інший первинний документ) перевізника; 4) платіжне доручення профспілки на перевізника. У документах бажано зазначити, що оплата здійснюється як благодійна допомога члену профспілки для перевезення дитини з лікувального закладу додому.

ПДФО та військовий збір у члена профспілки за такої схеми не виникають. Оподаткування нецільової грошової благодійної допомоги регулюється з урахуванням установленого ліміту 4660 грн на 2026 рік, але у вашому випадку йдеться не про нецільові кошти, а про оплату конкретної послуги напряму перевізнику, тобто фактичної грошової виплати фізособі не буде. Тому база для ПДФО та військового збору у члена профспілки не формується. Це узгоджується з тим, що для виплат профспілок своїм членам Податковому кодексі України встановлено окремий порядок, зокрема у Податковому кодексі України, пп. 165.1.47.

Алгоритм дій

1. Перевірити статут і кошторис профспілки. Переконайтесь, що в них є право надання матеріальної / соціальної допомоги членам профспілки та їхнім сім’ям. За потреби затвердіть або уточніть кошторис.

2. Прийняти рішення профспілкового органу. Оформіть протокол (рішення) про надання допомоги члену профспілки у вигляді оплати спецавтомобіля для перевезення дитини з конкретним формулюванням суми та підстави (травма дитини, необхідність транспортування).

3. Укласти документи з перевізником. Оформіть договір / заявку, де замовником є профспілка, а в предметі вкажіть перевезення конкретної дитини члена профспілки. Отримайте рахунок та акт (або інший первинний документ).

4. Провести оплату і віднести на витрати. Оплатіть послугу за платіжним дорученням з поточного рахунку профспілки. У бухобліку віднесіть суму на витрати за статтею «витрати на статутну діяльність (матеріальна допомога членам профспілки)» згідно з кошторисом.

Ризики / нюанси

Ризик оподаткування виникне, якщо видасте гроші члену профспілки. У такому разі слід буде оцінювати, чи це нецільова благодійна допомога в межах 4660 грн на рік, або застосовувати спеціальні норми щодо профспілок, і можливе оподаткування суми перевищення ПДФО та військовим збором відповідно до Податковому кодексі України, пп. 165.1.47.

Підсумок: оформлюйте допомогу через пряму оплату послуг перевізника як витрати на статутну діяльність профспілки, тоді для члена профспілки не виникатиме об’єкт оподаткування ПДФО та військовим збором.