Складнощі реєстрації ПН при оплаті бюджетними коштами лікарні

У вашій ситуації податкову накладну слід складати за загальним правилом «першої події», а не «по оплаті», оскільки оплата надходить з рахунку Ощадбанку, а не з бюджетного рахунку Казначейства, і немає чіткого документального підтвердження, що це саме бюджетні кошти.

Обґрунтування

Спеціальне правило «по оплаті» застосовується тільки для оплати за рахунок бюджетних коштів. Для цього у податкових органів сформувалася практика вимагати одночасно дві умови. Перша умова. У договорі чітко зазначено, що оплата здійснюється саме за рахунок бюджетних коштів з рахунку в органах Державної казначейської служби України. Друга умова. Фактична оплата надходить безпосередньо з бюджетного рахунку, відкритого в Казначействі, а не з поточного рахунку в комерційному банку.

Оплата з рахунку в Ощадбанку не підтверджує статус «бюджетних коштів» для цілей ПДВ. Навіть якщо лікарня отримує фінансування з бюджету, сам факт, що гроші спочатку заходять на її рахунок в Ощадбанку, а вже звідти перераховуються постачальнику, означає, що для постачальника це оплата з банківського рахунку покупця. У такому випадку податкові органи, як правило, вважають, що немає підстав застосовувати касовий метод і слід діяти за загальним правилом «першої події».

За загальним правилом ПДВ-зобов’язання визначаються на дату першої події. Тобто датою виникнення податкових зобов’язань з ПДВ є або дата відвантаження товарів, або дата зарахування коштів від покупця, залежно від того, що сталося раніше. Якщо в договорі немає чіткої умови про оплату саме з бюджетного рахунку Казначейства, а оплата йде з рахунку Ощадбанку, постачальник має керуватися цим загальним правилом.

Алгоритм дій

1. Перевірити договір.
   Переконайтеся, чи є в тексті договору формулювання на кшталт «оплата здійснюється за рахунок бюджетних коштів з рахунку Замовника, відкритого в органах Державної казначейської служби України». Якщо такого формулювання немає або рахунок Казначейства не зазначено, вважайте, що підстав для касового методу немає.

2. Проаналізувати фактичний рахунок, з якого надходять кошти.
   Якщо оплата надходить з рахунку в Ощадбанку, а не з рахунку ДКСУ, розцінюйте її як оплату з «звичайного» банківського рахунку покупця. У такому разі датою ПЗ буде перша подія: або відвантаження продуктів, або надходження коштів, залежно від того, що відбулося раніше.

3. Складати і реєструвати ПН за першою подією.
   Якщо спочатку відвантажено продукти, ПН складається на дату відвантаження. Якщо спочатку надійшла передоплата з рахунку в Ощадбанку, ПН складається на дату надходження цієї передоплати.

4. Пояснити позицію лікарні документально.
   За потреби надішліть контрагенту письмове обґрунтування, що для застосування касового методу потрібні чітко визначені договірні умови й оплата з бюджетного рахунку ДКСУ. Запропонуйте їм, якщо вони наполягають на бюджетному статусі оплати, надати копію виписки з бюджетного рахунку ДКСУ та ініціювати внесення відповідних змін до договору на майбутні поставки.

Ризики / нюанси

Якщо постачальник помилково чекатиме лише на оплату і не складе ПН на дату відвантаження, можуть бути штрафи за несвоєчасну реєстрацію. Податкова орієнтується на фактичний рух товарів і коштів та формальні реквізити договорів і рахунків. Без чітких ознак бюджетних коштів вона, як правило, вважає, що діє загальне правило «першої події».

Підсумок. У наведених умовах постачальнику безпечніше і правомірніше реєструвати податкову накладну за правилом «першої події», не застосовуючи касовий метод лише на підставі усних пояснень головного бухгалтера лікарні.