Виправлення чеку: як врахувати передоплату та помилки

Спеціально «доправити» вже пробитий чек, додати до нього ще 2 000 грн або змінити засіб оплати закон не дозволяє, тож коригувати можна тільки через скасування/повернення і новий чек до закриття зміни, або залишити все як є і оформити окремий чек на 2 000 грн після фактичного надходження цієї суми.

Обґрунтування

1. Що сталося по суті.
Фактично товар відпущено на 72 000 грн.
Через технічну помилку в ІПН попередній переказ 2 000 грн не дійшов до продавця, отже на 30.07 ви реально отримали лише 70 000 грн післяплати.
Тому чек на 70 000 грн сам по собі не занижує суму фактичного розрахунку за цей день, а відображає реально отримані кошти.

2. Коли чек реально «неправильний».
Чек вважається неправильним тоді, коли він спотворює інформацію про фактичну розрахункову операцію або не містить обов’язкових реквізитів. У такому разі його можуть не визнати розрахунковим документом і застосувати штраф як за неоформлення чека. Розмір штрафу становить 100 % вартості товарів за перше порушення та 150 % за кожне наступне порушення п. 1 ст. 17 Закону України «Про застосування реєстраторів розрахункових операцій у сфері торгівлі, громадського харчування та послуг» від 06.07.1995 №265/95-ВР.
У вашій ситуації чек на 70 000 грн відповідає отриманій сумі, а майбутні 2 000 грн на рахунок стануть окремою операцією.

3. Можливість скасувати чек і пробити новий.
Виправляти помилково проведену через ПРРО операцію можна тільки до закриття зміни, через сторно останнього чека або оформлення чека повернення з від’ємною сумою. Після формування наступних розрахункових документів або Z‑звіту операція «сторно» вже не застосовується, і помилку виправити неможливо ЗІР, категорія 109.20 ЗІР, категорія 109.20.
Якщо зміна вже закрита, то скасувати чек і пробити новий на 72 000 грн не можна. У такому разі складають внутрішній акт/пояснення і зберігають його для перевірки.

4. Як діяти, якщо зміна ще відкрита.
Якщо на момент виявлення ситуації ще не сформовано наступних чеків і Z‑звіту:

1. скасувати чек на 70 000 грн через ПРРО: або операцією «сторно» як останній чек, або чеком повернення на 70 000 грн у формі видаткового чека за ф. №ФКЧ‑2;
2. оформити новий чек на 72 000 грн.
   У новому чеку:

• сума товарів – 72 000 грн;
• форма оплати (рядок 18) – «БЕЗГОТІВКОВА», оскільки оплата надходить безготівково на рахунок продавця через небанківську установу / IBAN п. 2 розд. ІІ Положення №13;
• засіб оплати (рядок 19) можна деталізувати технічними налаштуваннями ПРРО, наприклад, «NovaPay» чи «Переказ через ННПП», щоб відображати факт переказу через небанківського надавача платіжних послуг п. 2 розд. ІІ Положення №13.
  Сума 2 000 грн, що надійде на рахунок пізніше, для продавця також є безготівковою оплатою, тому форма оплати «БЕЗГОТІВКОВА» зберігається.

5. Як діяти, якщо зміну вже закрито.
У такому разі скасовувати чек на 70 000 грн і пробивати новий на 72 000 грн не можна. Механізму скасування після закриття зміни законодавством не передбачено, отже чек залишається як є.
Коли 2 000 грн реально надійдуть на поточний рахунок у форматі IBAN, така операція відповідно до п. 2 ст. 9 Закону №265 відноситься до банківських операцій, на які не поширюється обов’язок застосування РРО / ПРРО п. 2 ст. 9 Закону України від 06.07.1995 №265/95-ВР.
Фіскалізувати їх ви не зобов’язані, але можете це зробити добровільно, якщо ПРРО дозволяє, наприклад, окремим чеком на 2 000 грн із формою оплати «БЕЗГОТІВКОВА» та засобом оплати типу «Переказ з поточного рахунку» п. 2 розд. ІІ Положення №13.

6. Чи є у вас зараз порушення.
На дату 30.07 у вас було:

• отримання 70 000 грн післяплати через NovaPay;
• відсутність фактичного надходження 2 000 грн.
  Чек на 70 000 грн відповідає реальній розрахунковій операції і містить коректну форму та засіб оплати, отже сам по собі не створює підстави для штрафу за «неповну суму» у чеку.
  Коли 2 000 грн дійдуть на рахунок, ця оплата буде або банківською операцією без обов’язку фіскалізації, або окремою безготівковою операцією, якщо ви вирішите її додатково фіскалізувати.

Алгоритм дій

1. Перевірити, чи закрита зміна ПРРО за 30.07.

   • якщо ні – скористатися варіантом зі скасуванням чека і пробиттям нового на 72 000 грн, як описано вище;
   • якщо так – чек не чіпати.

2. Коли 2 000 грн реально надійдуть на рахунок:

   • відобразити надходження у бухобліку як банківську операцію;
   • за бажанням, додатково фіскалізувати її окремим чеком з формою оплати «БЕЗГОТІВКОВА» і відповідним засобом оплати.

3. Скласти внутрішнє пояснення.
   Коротко описати, що на дату продажу товару на суму 72 000 грн фактично отримано 70 000 грн через NovaPay, а 2 000 грн було помилково не зараховано через некоректний ІПН і буде отримано окремою банківською операцією.
   Зберігати пояснення разом із первинними документами до можливої перевірки.

Ризики / нюанси

Якщо ви добровільно фіскалізуватимете надходження 2 000 грн окремим чеком, слідкуйте, щоб загальна сума реалізації в обліку не дублювалася і відповідала даним РРО / ПРРО та банківської виписки.
Ключове для податкової – щоб кожна фактична розрахункова операція, на яку поширюється дія Закону №265, була підтверджена коректним фіскальним чеком, а суми й форми оплати в чеках відповідали реальним надходженням.