Як правильно оформити наказ про звільнення працівника

У вашій ситуації не можна «перетворити» вже оплачені дні відпустки на розрахункові дні роботи наказом. Правильно: 1) оформити дострокове припинення частини відпустки або відкликання з неї і видати новий наказ(и) щодо відпустки, 2) окремо — наказ про звільнення з утриманням «зайвих» відпускних за невідпрацьовану частину року, при цьому всі належні виплати (включно з індексацією) зробити в день звільнення.

Обґрунтування

1. Що відбувається з відпусткою і датою звільнення

У вас працівник уже отримав щорічну відпустку з 08.07 по 31.07.2026 і відпускні за цей період. Якщо він звільняється 28.07.2026, то 29–31.07 уже не можуть бути відпусткою з наступним звільненням, бо датою звільнення в такому разі має бути останній день відпустки, а не 28.07. Це прямо випливає з норми про відпустку з подальшим звільненням, де датою звільнення є останній день відпустки ч. 1 ст. 3. Якщо ви наполягаєте на даті звільнення 28.07, потрібно змінити умови відпустки наказом.

2. Чи можна «зарахувати» останні дні відпустки як розрахункові дні роботи

Ні, це некоректно. Відпустка і робота — різні правові стани працівника. Формально оплачений як відпустка день не може заднім числом стати «робочим днем» лише формулюванням у наказі. Якщо частину відпустки не використовують через дострокове повернення до роботи, її потрібно скасувати або скоригувати через зміну наказу про відпустку, а не «перейменувати» в розрахункові дні. Загальний підхід до змін у наказах про відпустки — видання окремого наказу про внесення змін до початкового наказу, з відображенням фактично використаних днів відпустки і перенесення/скасування невикористаних днів, що узгоджується з практикою внесення змін до наказів про відпустки від 17.01.2018 № 55.

3. Що робити з уже виплаченими відпускними за «зайві» дні

Якщо відпустка була надана повністю, а працівник звільняється до закінчення робочого року, за який надана відпустка, частина відпустки фактично надана в рахунок невідпрацьованої частини року. У такому разі закон дозволяє відрахувати відпускні за «перевикористані» дні із заробітку при звільненні. Це прямо передбачено ст. 22 Закону про відпустки: потрібно відрахувати відпускні за дні відпустки, надані в рахунок невідпрацьованої частини робочого року ст. 22 Закону про відпустки. У наказі про звільнення доцільно окремим пунктом зазначити кількість таких днів і суму до утримання, опираючись на ст. 22.

4. Окремий обов’язок — повний розрахунок у день звільнення

При звільненні роботодавець зобов’язаний у день звільнення виплатити всі належні працівнику суми. Це включає зарплату за відпрацьовані дні, компенсацію за невикористану відпустку (якщо є), а також суми індексації як складову заробітної плати ст. 116 Кодексу законів про працю. Ненарахування та невиплата індексації або неправильне повернення «зайвих» відпускних означатимуть, що розрахунок проведений не повністю, що може спричинити обов’язок виплатити середній заробіток за час затримки.

Алгоритм дій

1. Уточнити позицію працівника щодо дати звільнення.
   Якщо він хоче саме 28.07.2026, узгодьте з ним дострокове припинення частини відпустки на дату, після якої він стає до роботи.

2. Оформити зміну відпустки.

   • Отримати заяву працівника про дострокове припинення частини відпустки або згоду на відкликання.
   • Видати наказ про внесення змін до наказу про відпустку: зазначити новий фактичний період відпустки (наприклад, з 08.07 по 27.07 включно чи інше фактичне використання).
   • В особовій картці та табелі відобразити фактичні дні відпустки й роботи.

3. Перерахувати відпускні.

   • Визначити, скільки днів відпустки фактично використано, а скільки виявилися «зайвими» (наданими за невідпрацьовану частину року).
   • По «зайвих» днях відпускні підлягають відрахуванню за середньою, яка була застосована при їх нарахуванні ст. 22 Закону про відпустки.

4. Підготувати наказ про звільнення.

   • Скласти наказ за типовою формою П-4 або у довільній формі з усіма обов’язковими реквізитами.
   • Обов’язково вказати дату звільнення 28.07.2026 як останній день роботи.
   • У тексті наказу окремим пунктом зафіксувати:
     • нарахування компенсації за невикористану відпустку (якщо є);
     • утримання відпускних за «перевикористані» дні (кількість днів і суму) за ст. 22 Закону про відпустки.
   • Ознайомити працівника з наказом під підпис.

5. Провести остаточний розрахунок у день звільнення.

   • Нарахувати зарплату за фактично відпрацьовані дні, включно з індексацією за цей період (якщо вона належить).
   • Нарахувати компенсацію за невикористану відпустку, якщо є такі дні.
   • Утримати відпускні за «зайві» дні, як визначено в наказі.
   • Виплатити всі суми працівнику в день звільнення ст. 116 Кодексу законів про працю.

6. Видати документи в день звільнення.

   • Видати працівнику копію наказу про звільнення і письмове повідомлення про всі нараховані та виплачені суми при звільненні, із розшифровкою видів виплат ст. 47, ст. 116 Кодексу законів про працю України.
   • За вимогою працівника внести запис про звільнення до трудової книжки, якщо вона зберігається у нього ст. 47.

Ризики / нюанси

1. Ризик неповного розрахунку.
Якщо не скоригувати відпустку й не оформити відрахування «зайвих» відпускних належним чином, а також не врахувати індексацію в місяці звільнення, це може кваліфікуватись як невиплата усіх належних сум у день звільнення, що тягне ризик вимоги працівником середнього заробітку за час затримки.

2. Неможливість «словесно» змінити природу днів.
Формулювання в наказі, що «останні відпускні дні є розрахунковими днями», без реального коригування наказу про відпустку й табеля, суперечитиме документальному обліку часу роботи та відпустки і створить підстави для претензій при перевірці.

Підсумовуючи, вам потрібно не «перейменувати» дні відпустки, а юридично правильно змінити наказ про відпустку, частково її скасувати або скоригувати, а різницю по відпускних відобразити як утримання при звільненні, оформивши це окремим пунктом у наказі про звільнення.