Як правильно нарахувати ПДФО та відобразити в звітності

Правильно нараховувати ПДФО окремо кожному працівнику, округлюючи податок по кожному з них до копійок, а сума податку по підприємству в цілому у звітності має дорівнювати арифметичній сумі «індивідуальних» ПДФО навіть якщо вона на кілька копійок відрізняється від 18% від загальної зарплати.

Обґрунтування

ПДФО — це податок кожного працівника окремо. Базу оподаткування та суму ПДФО визначають для кожного платника податку (працівника) індивідуально з урахуванням його доходу, можливих ПСП тощо. Тому первинним є розрахунок ПДФО «на людину», а не від загальної суми зарплати по відомості.

Округлення роблять на рівні кожного працівника. Сума ПДФО по конкретному працівнику обчислюється до копійок і округлюється за загальними правилами (до 0,01 грн). Далі всі ці суми підсумовують. Отриманий підсумок і є сумою ПДФО, що підлягає сплаті до бюджету та відображенню у звітності.

Різниця у 1–2 копійки між «сумою індивідуальних ПДФО» та «18% від загальної зарплати» — це нормальне наслідок округлень. Коригувати розрахунок так, щоб «підігнати» його до 18% від загальної суми, не потрібно і неправильно. Платник податку — фізична особа, тому сума податку за кожного працівника має залишатися такою, як розрахована індивідуально.

У звітності (Об’єднана звітність, додаток 4ДФ) показують саме індивідуальні суми. В додатку 4ДФ у графах 3а, 3, 4а, 4 відображають дохід та ПДФО по кожній фізособі. Підсумок по розділу — це проста сума цих рядків. Цю ж суму ви сплачуєте до бюджету. Те, що 18% від загальної зарплати дає трохи інший результат, значення не має.

Підсумок: розрахунок і округлення — по кожному працівнику, у звітність і до бюджету — сума індивідуальних ПДФО, без «підганяння» під 18% від загальної зарплати.