Необхідність наказу та облік корпоративних подарунків у 4ДФ

Добрий день. Юрособа купує футболки та бейсболки з корпоративною символікою для просування ТМ компанії на виставках. Чи потрібен наказ? Якщо потрібно відображати в 4ДФ, яким чином? Дякую

АІ-Консультант

Відповідь сформована штучним інтелектом та може містити неточності. Для підтвердження інформації дочекайтесь відповіді експерта.

Якщо футболки та бейсболки роздаються під час виставок відвідувачам і немає персоніфікації отримувачів, потрібен наказ і інші документи для підтвердження рекламних витрат, але у 4ДФ такі роздачі не відображаються. Відображення у 4ДФ виникає лише тоді, коли можна ідентифікувати конкретну фізособу‑отримувача подарунка.

Обґрунтування

Для рекламних роздач на виставках наказ потрібен. Роздача брендованих футболок і бейсболок на виставках є рекламним заходом. Щоб підтвердити зв’язок витрат із господарською діяльністю та їх рекламний характер, слід оформити наказ керівника про проведення рекламного / маркетингового заходу, кошторис витрат і акт списання ТМЦ. Це дає підстави відносити вартість такої продукції до витрат на збут.

Якщо роздача масова й без персоніфікації, 4ДФ не заповнюють. Під час масових рекламних акцій, коли споживачами реклами є невизначене коло осіб і немає можливості ідентифікувати кожного одержувача, вартість рекламних товарів не розглядається як дохід фізичних осіб і не є об’єктом оподаткування ПДФО та військовим збором. У такому випадку немає підстав формувати персоніфіковані відомості і відображати дохід у додатку 4ДФ.

Якщо отримувачів можна ідентифікувати, тоді виникає дохід і 4ДФ. Коли рекламні подарунки (футболки, бейсболки) вручають конкретним фізособам з фіксацією їх даних, вартість кожного подарунка стає доходом такої особи. У межах неоподатковуваного ліміту негрошових подарунків, встановленого для відповідного року, дохід показують у 4ДФ з ознакою «160», а суму перевищення – як оподатковуваний дохід з ознакою «126» із нарахуванням ПДФО та військового збору. У цьому випадку доцільно мати відомості (акти) видачі з ПІБ та РНОКПП отримувачів.

Підсумок: для підтвердження рекламного характеру роздач потрібен наказ і первинні документи, а 4ДФ заповнюється лише при персоніфікованій видачі подарунків фізособам.

ОК

Ольга, консультант

експерт

23.07.2026 | 01:24

Очікує відповідь

Якщо юридична особа придбаває футболки та бейсболки з корпоративною символікою для просування торговельної марки на виставках, презентаціях чи інших рекламних заходах, доцільно видати наказ керівника про проведення рекламного (маркетингового) заходу. У наказі варто визначити мету заходу, відповідальних осіб та порядок використання рекламної продукції. Також бажано оформити кошторис витрат (із зазначенням кількості та вартості футболок, бейсболок тощо) та акт списання ТМЦ.

Якщо брендовані футболки та бейсболки масово роздаються працівникам, клієнтам або відвідувачам під час виставки, презентації чи рекламної акції без персоніфікації отримувачів (без відомостей про видачу конкретним особам), вони списуються як рекламні матеріали. У такому випадку об'єкт оподаткування ПДФО не виникає, а відображати такі операції у Додатку 4ДФ не потрібно, оскільки неможливо визначити дохід конкретної фізичної особи.

Якщо ж футболки видаються працівникам як обов'язковий елемент корпоративного або форменого одягу для виконання трудових обов'язків і залишаються власністю підприємства (тобто підлягають поверненню), оподатковуваного доходу також не виникає. Для цього підприємству бажано затвердити наказ про запровадження форменого одягу, визначити перелік посад, для яких його використання є обов'язковим, норми видачі та вести облік такого одягу (наприклад, через особові картки обліку видачі спецодягу чи іншого майна). У цьому випадку вартість одягу не відображається у Додатку 4ДФ, оскільки працівник не набуває права власності на нього.

Якщо ж футболки безоплатно передаються працівникам у власність без обов'язку їх повернення, така передача розглядається як надання негрошового подарунка.

Відповідно до пп. 165.1.39 ПКУ, не включається до оподатковуваного доходу вартість негрошових подарунків у межах 25 % мінімальної заробітної плати, установленої на 1 січня звітного року (у 2026 році — 2 161,75 грн). Вартість визначається з урахуванням ПДВ.

Якщо вартість подарунка перевищує зазначену межу, сума перевищення оподатковується ПДФО із застосуванням натурального коефіцієнта (1,219512) та військовим збором (без застосування коефіцієнта).

Крім того, відповідно до п. 2.3.2 Інструкції зі статистики заробітної плати № 5, одноразові заохочення працівників у негрошовій формі, не пов'язані з конкретними результатами праці, включаються до фонду оплати праці. А згідно з п. 1 ч. 1 ст. 7 Закону № 2464, такі виплати є базою для нарахування ЄСВ. Аналогічної позиції дотримується і ДПС у категорії ЗІР 201.03.

У такому випадку в Додатку 4ДФ неоподатковувана частина вартості подарунка відображається з ознакою доходу «160», а сума перевищення — з ознакою доходу «126». У Додатку Д1 вартість футболки включається до бази нарахування ЄСВ та відображається у складі заробітної плати.

Отже, порядок оподаткування та відображення у звітності залежить насамперед від того, чи можна персоніфікувати отримувачів та чи переходить право власності на футболки до конкретної фізичної особи. Якщо продукція використовується виключно як рекламний матеріал або як корпоративний одяг, що залишається власністю підприємства, підстав для відображення у Додатку 4ДФ немає. Якщо ж вона передається працівникам у власність, застосовуються правила оподаткування негрошових подарунків. Будь-яку видачу слід оформлювати наказом.

Раді допомогти, звертайтесь ще!

🥳 Професійне свято варте особливих пропозицій! Знижки до -70% і подарунки для Вас! 👉https://7eminar.ua/subscribe2