Необхідність наказу та облік корпоративних подарунків у 4ДФ

Якщо юридична особа придбаває футболки та бейсболки з корпоративною символікою для просування торговельної марки на виставках, презентаціях чи інших рекламних заходах, доцільно видати наказ керівника про проведення рекламного (маркетингового) заходу. У наказі варто визначити мету заходу, відповідальних осіб та порядок використання рекламної продукції. Також бажано оформити кошторис витрат (із зазначенням кількості та вартості футболок, бейсболок тощо) та акт списання ТМЦ.

Якщо брендовані футболки та бейсболки масово роздаються працівникам, клієнтам або відвідувачам під час виставки, презентації чи рекламної акції без персоніфікації отримувачів (без відомостей про видачу конкретним особам), вони списуються як рекламні матеріали. У такому випадку об'єкт оподаткування ПДФО не виникає, а відображати такі операції у Додатку 4ДФ не потрібно, оскільки неможливо визначити дохід конкретної фізичної особи.

Якщо ж футболки видаються працівникам як обов'язковий елемент корпоративного або форменого одягу для виконання трудових обов'язків і залишаються власністю підприємства (тобто підлягають поверненню), оподатковуваного доходу також не виникає. Для цього підприємству бажано затвердити наказ про запровадження форменого одягу, визначити перелік посад, для яких його використання є обов'язковим, норми видачі та вести облік такого одягу (наприклад, через особові картки обліку видачі спецодягу чи іншого майна). У цьому випадку вартість одягу не відображається у Додатку 4ДФ, оскільки працівник не набуває права власності на нього.

Якщо ж футболки безоплатно передаються працівникам у власність без обов'язку їх повернення, така передача розглядається як надання негрошового подарунка.

Відповідно до пп. 165.1.39 ПКУ, не включається до оподатковуваного доходу вартість негрошових подарунків у межах 25 % мінімальної заробітної плати, установленої на 1 січня звітного року (у 2026 році — 2 161,75 грн). Вартість визначається з урахуванням ПДВ.

Якщо вартість подарунка перевищує зазначену межу, сума перевищення оподатковується ПДФО із застосуванням натурального коефіцієнта (1,219512) та військовим збором (без застосування коефіцієнта).

Крім того, відповідно до п. 2.3.2 Інструкції зі статистики заробітної плати № 5, одноразові заохочення працівників у негрошовій формі, не пов'язані з конкретними результатами праці, включаються до фонду оплати праці. А згідно з п. 1 ч. 1 ст. 7 Закону № 2464, такі виплати є базою для нарахування ЄСВ. Аналогічної позиції дотримується і ДПС у категорії ЗІР 201.03.

У такому випадку в Додатку 4ДФ неоподатковувана частина вартості подарунка відображається з ознакою доходу «160», а сума перевищення — з ознакою доходу «126». У Додатку Д1 вартість футболки включається до бази нарахування ЄСВ та відображається у складі заробітної плати.

Отже, порядок оподаткування та відображення у звітності залежить насамперед від того, чи можна персоніфікувати отримувачів та чи переходить право власності на футболки до конкретної фізичної особи. Якщо продукція використовується виключно як рекламний матеріал або як корпоративний одяг, що залишається власністю підприємства, підстав для відображення у Додатку 4ДФ немає. Якщо ж вона передається працівникам у власність, застосовуються правила оподаткування негрошових подарунків. Будь-яку видачу слід оформлювати наказом.

Раді допомогти, звертайтесь ще!

🥳 Професійне свято варте особливих пропозицій! Знижки до -70% і подарунки для Вас! 👉https://7eminar.ua/subscribe2