Оптимізація штатного розкладу для уникнення доплат директору підприємства

Уникнути доплат можна, якщо всі ці види робіт прямо включити в трудову функцію директора (посадову інструкцію) та прибрати «зайві» посади зі штатного розпису, залишивши лише посаду директора з відповідним окладом.

Обґрунтування

Доплата потрібна тоді, коли працівник виконує роботу, що виходить за межі його трудової функції. Якщо ж додаткові обов’язки формально входять до кола його посадових обов’язків, це не є «суміщенням професій» чи «тимчасовим виконанням обов’язків», а оплачується в межах встановленого окладу.

Для бухобліку закон прямо дозволяє покладати облік на керівника без створення окремої посади бухгалтера. Закон про бухоблік передбачає, що однією з форм організації обліку є «самостійне ведення бухгалтерського обліку та складання звітності безпосередньо власником або керівником підприємства», окрім підприємств, чия звітність підлягає оприлюдненню, та бюджетних установ. ч. 4 ст. 8 Закону України від 16.07.1999 № 996-XIV

Якщо директор за рішенням власника покладає на себе ведення бухобліку, ці обов’язки стають частиною його посадових обов’язків. У такому разі за ведення обліку окрема доплата не встановлюється, а оплата здійснюється в межах окладу директора. ч. 4 ст. 8 Закону України від 16.07.1999 № 996-XIV

Аналогічний підхід можна застосувати й до виробничих функцій, якщо вони від початку передбачені трудовим договором / посадовою інструкцією директора. Тоді директор формально не «заміщає» зварювальників, малярів чи завідувача виробництвом, а виконує свій комплексний обсяг робіт за посадою директора, і підстав для доплат за суміщення немає.

Разом з тим залишати у штатному розписі «мертві» посади, за якими нікого не прийнято, недоцільно і ризиковано при перевірках. Це може спровокувати питання контролюючих органів щодо дотримання гарантій працівників при фактичному скороченні, навіть якщо по цих посадах нікого немає.

Оптимальний варіант для уникнення доплат і зайвих ризиків — скоригувати організаційну структуру. Затвердити новий штатний розпис, де передбачити лише посаду директора (можливо, з уточненою назвою, наприклад «директор-виробничник» чи ін.), і прописати в посадовій інструкції повний перелік робіт, які він реально виконує.

Алгоритм дій

1. Перегляньте посадову інструкцію директора.
   Включіть до неї:
   – ведення бухгалтерського обліку і складання звітності;
   – виконання виробничих робіт (зварювання, фарбування, організація та контроль виробництва, відвантаження тощо).

2. Внесіть зміни до штатного розпису.
   – Затвердіть новий штатний розпис наказом.
   – Скасуйте посади бухгалтера, зварювальників, малярів, завідувача виробництвом, якщо за ними нікого не прийнято.
   – Залиште одну посаду директора з таким окладом, який відповідає фактичному обсягу робіт і не нижчий за законодавчі мінімальні гарантії.

3. Оформіть рішення власника / учасників.
   – Прийміть рішення (протоколом або одноособовим рішенням засновника) про покладення на директора функцій ведення обліку та виконання всього комплексу робіт.
   – У рішенні зазначте, що це є його трудовими обов’язками, а не тимчасовим суміщенням інших посад.

4. Не видавайте наказів про тимчасове покладання обов’язків інших посад, якщо їх фактично немає у штаті.
   Це дозволить уникнути формального оформлення суміщення та обов’язку встановлювати доплати.

Ризики / нюанси

1. Мінімальні гарантії з оплати праці.
Оклад директора має бути не меншим за мінімальну зарплату, а за значного фактичного обсягу робіт бажано мати обґрунтовану ринкову величину, щоб не було претензій щодо «фіктивної» оплати.

2. Якщо виникне потреба знову мати штатних робітників.
Тоді доведеться знову вносити зміни до штатного розпису й оформлювати прийняття працівників; з цього моменту директор не повинен системно виконувати їх роботу без відповідного оформлення (і, за потреби, доплат).

Підсумково, ваш підхід зі скороченням усіх посад, крім директора, та розширенням його посадових обов’язків є коректним способом уникнути обов’язкових доплат за «виконання обов’язків інших працівників».