Втрата документів і майна: що робити далі підприємству

Насамперед потрібно офіційно повідомити ДПС про втрату документів і облікових даних, провести інвентаризацію та почати їх відновлення, а звітність подавати на підставі відновлених даних і доступної інформації з банку, ЄРПН, контрагентів. Втрата документів не звільняє від звітності, але дає вам 90 днів на відновлення первинки за умови належного повідомлення податкової.

Обґрунтування

1. Повідомлення податкової про втрату документів

Втрата первинних документів і облікових регістрів через ракетний удар підпадає під порядок п. 44.5 Податкового кодексу України. Ви зобов’язані протягом п’яти днів з дати події (або з дати, коли встановлено факт втрати) письмово повідомити контролюючий орган за місцем обліку, додавши оформлені відповідно до законодавства документи, що підтверджують подію (акт ДСНС про пожежу/руйнування, витяг з ЄРДР, інші довідки). Після подання повідомлення ви маєте 90 календарних днів на відновлення втрачених документів, а на цей період строки проведення перевірок переносяться, але не більше ніж на 120 днів. п. 44.5 Податкового кодексу України

2. Статус документів, які неможливо відновити

Якщо після використання права на відновлення документи не відновлені або втрачено повторно, вважається, що таких документів не було на час складання звітності чи виконання вимог законодавства. Це означає ризик невизнання витрат, податкового кредиту та донарахувань за результатами перевірок. п. 44.5 Податкового кодексу України

3. Спеціальні правила для територій бойових дій / окупації

Якщо ви працювали або працюєте на територіях активних бойових дій чи тимчасово окупованих територіях, діють спеціальні правила як виняток зі ст. 44 ПКУ. Ви можете подати повідомлення про неможливість вивезення / пред’явлення первинних документів, із зазначенням обставин, періодів і переліку документів. Після подання такого повідомлення запроваджується мораторій на документальні перевірки за відповідні періоди, а відсутність документів не є самостійною підставою для зняття податкових показників. ст. 44 ПКУ пп. 69.28 підрозд. 10 розд. ХХ «Перехідні положення» ПКУ

4. Необхідність відновлення документів і даних обліку

Первинні документи є підставою для бухгалтерського обліку, фінансової та податкової звітності, їх втрата не звільняє від обов’язку підтверджувати господарські операції. Закон про бухоблік зобов’язує зберігати первинні документи й регістри, а у разі їх втрати – відновлювати, щоб мати можливість обґрунтувати витрати, податковий кредит і результати діяльності. від 16.07.1999 №996-XIV

5. Інвентаризація після надзвичайної події

Після пожежі чи ракетного удару підприємство має провести інвентаризацію активів та зобов’язань. Це обов’язково у разі техногенних аварій, пожеж чи інших надзвичайних подій на день після закінчення явищ в обсязі, визначеному керівником. Результати інвентаризації фіксують наявні товарні запаси, основні засоби, знищене та пошкоджене майно і стають базою для списання знищених активів та подальшого обліку. від 02.09.2014 №879

6. Відновлення обліку та джерела інформації

Відновлюючи облік, ви спираєтесь на:

• банківські виписки щодо розрахункових рахунків;
• дані ЄРПН і електронного кабінету щодо ПДВ;
• акти звірки з основними контрагентами для рахунків 361, 631 тощо;
• залишки товарів у вцілілому складському приміщенні за результатами інвентаризації;
• наявні електронні копії документів, поштові листування, договори.

Ці дані дозволяють сформувати вхідні залишки, відновити обороти за період до руйнування та надалі вести облік.

7. Подання звітності за півріччя

Обов’язок подати піврічну звітність зберігається. Ви подаєте декларацію з податку на прибуток, декларацію з ПДВ та іншу звітність на підставі відновлених даних. Якщо на момент граничного строку відновлення ще триває, звітність складаєте за найкращою доступною інформацією, а після відновлення всієї можливої первинки – за потреби подаєте уточнюючі декларації. Формальний факт подання повідомлення за п. 44.5 ПКУ захищає від претензій лише щодо строків і перевірок, але не підміняє обов’язок відновити документи та коректно сформувати показники. п. 44.5 Податкового кодексу України

8. Чому важливо відновлювати навіть частину документів

Первинні документи та їх дублікати, отримані від контрагентів, банків та органів влади, є ключовою доказовою базою під час перевірок і можливих спорів. Відновлення принаймні частини документів суттєво знижує ризик донарахувань і штрафів, а також дозволяє обґрунтувати реальність господарських операцій і збереження/втрати активів. Підсумовуючи, ваша стратегія має поєднувати офіційне повідомлення ДПС, документальну фіксацію втрат, інвентаризацію та максимально можливе відновлення документів і облікових даних.

Алгоритм дій

1. Зафіксувати подію всередині компанії

   • Оформити внутрішній акт про знищення офісу, документів та майна із зазначенням дати події, посиланням на акти ДСНС, поліції тощо.
   • Наказом керівника створити комісію для обстеження пошкодженого/знищеного майна і документів.

2. Повідомити податкову про втрату документів

   • Підготувати повідомлення у довільній формі за п. 44.5 ПКУ із зазначенням дати події, обставин, переліку втрачених документів та податкових періодів, яких це стосується, додати копії актів ДСНС, витягу з ЄРДР тощо.
   • Подати його до ДПС протягом 5 днів через Електронний кабінет, поштою або особисто. п. 44.5 Податкового кодексу України

3. За наявності підстав – скористатися спецрежимом воєнного стану

   • Якщо підприємство провадило діяльність на території активних бойових дій / окупованих територіях, подати окреме повідомлення про неможливість вивезення/пред’явлення документів за пп. 69.28 підрозд. 10 розд. ХХ ПКУ з описом обставин, періодів та загального переліку документів.
   • Це запустить мораторій на документальні перевірки за відповідні періоди. пп. 69.28 підрозд. 10 розд. ХХ «Перехідні положення» ПКУ

4. Провести інвентаризацію

   • Наказом керівника призначити інвентаризацію активів і зобов’язань на дату після завершення надзвичайної події.
   • Зафіксувати: залишки товарів у вцілілому приміщенні, факт знищення/пошкодження товарів та основних засобів, відсутність частини активів унаслідок руйнування офісу.
   • Оформити інвентаризаційні описи та протокол із висновками про необхідність списання знищених активів. від 02.09.2014 №879

5. Оформити списання знищеного майна

   • На підставі інвентаризації скласти акти списання основних засобів і товарів із зазначенням причини «знищено внаслідок ракетного удару».
   • В обліку списати знос і залишкову вартість основних засобів, собівартість знищених товарів на відповідні витратні рахунки.
   • За потреби оформити бухгалтерські довідки, що пов’язують акти, інвентаризаційні документи та облікові проведення.

6. Розпочати відновлення документів і баз даних

   • Звернутися до банку по виписки за потрібні пер