Як правильно оформити зарплату працівника, що забраний ТЦК

Директор не має права й надалі нараховувати працівнику повну зарплату без підтверджувальних документів з ТЦК чи військової частини, тому зараз ви фіксуєте відсутність як «НЗ», чекаєте офіційної відповіді і лише після її отримання коригуєте табель і, за потреби, донараховуєте/перераховуєте виплати згідно зі ст. 119 КЗпП та фактичними датами мобілізації або інших подій.

Обґрунтування

Наразі у вас немає документів, що підтверджують мобілізацію чи інший статус працівника. Є лише факт, що його «забрало ТЦК», але без повістки, витягу з наказу про зарахування до військової частини, довідки ТЦК чи записів у військовому квитку це не є юридичною підставою для увільнення від роботи чи застосування гарантій за статтею 119 КЗпП. Тому поки що ви дієте як у випадку неявки з нез’ясованих причин.

1. Що робити з уже нарахованою зарплатою за 29–30.06.2026

Якщо працівник фактично не працював 29–30 червня, але зарплата за ці дні вже нарахована й виплачена, то подальші дії залежать від того, що підтвердить ТЦК:

Ключове: зараз не потрібно негайно «знімати» вже виплачену суму. Спершу дочекайтеся відповіді ТЦК і документів від працівника або його родини. Виправлення зробите в липні через коригуючі нарахування і табель.

2. Як правильно табелювати період відсутності, поки немає документів

Поки ви не маєте офіційних підтверджень:

• З 29.06.2026 у Табелі обліку робочого часу ставте код «НЗ» (28) – неявка з нез’ясованих причин.

• Після отримання документів:

  • якщо ТЦК підтвердить явку / мобілізацію або іншу поважну причину, скоригуйте код на «ІН» (22) за підтверджені дати;
  • якщо підтвердження немає, беріть письмові пояснення і вирішуйте, чи визнавати відсутність прогулом, чи іншим поважним станом (лікарняний, відпустка тощо, за наявності документів).

3. Чи можна «продовжувати платити як раніше» за бажанням директора

Просто «платити як було» без правової підстави ризиковано. Такі виплати:

• не будуть підтверджені документами як оплата роботи, середнього заробітку чи іншої передбаченої законом гарантії;
• можуть бути кваліфіковані як нецільові витрати або приховані виплати, що створює ризики при податкових та інших перевірках;
• у разі, якщо працівник виявиться мобілізованим, держава гарантії збереження середнього заробітку вже не надає (частина 3 статті 119 КЗпП після змін, а не повної зарплати).

Тому:

• до отримання документів – жодних нових «зарплатних» нарахувань за відсутні дні;
• якщо з’ясується, що це був, наприклад, день явки до ТЦК для постановки на облік чи медогляду, ви можете оформити наказ про увільнення на ці дні з виплатою середнього заробітку за відповідний день і провести це нарахування вже в липні (так, як в аналогічній ситуації з взяттям на облік у ТЦК середній заробіток за день постановки платять у наступному місяці).

4. Мінімальний алгоритм дій зараз і після отримання відповіді

Алгоритм дій

1. Зафіксуйте відсутність

   • Оформіть службову записку / акт про те, що працівник не з’явився на роботу з 29.06.2026.
   • У табелі за червень і далі за липень проставляйте «НЗ» з 29.06 до дати, коли з’являться документи або сам працівник.

2. Чекайте відповіді ТЦК

   • Виходячи з відповіді, зафіксуйте:
     • дату та підставу явки до ТЦК;
     • факт та дату мобілізації, якщо вона була;
     • інші відомості, що підтверджують поважну причину.

3. Оформіть кадрові документи після отримання підтвердження

   • Якщо це була явка / медкомісія / інші дії за викликом ТЦК, видайте наказ про увільнення від роботи на ці дні на підставі ст. 119 КЗпП і документів ТЦК.
   • Якщо працівник мобілізований, видайте наказ про увільнення від роботи у зв’язку з мобілізацією з зазначенням дати початку військової служби та посиланням на статтю 119 КЗпП.
   • В табелі замініть «НЗ» на «ІН» за період, що підтверджений документально.

4. Зробіть перерахунок оплати

   • За дні, що будуть визнані:
     • днем явки/медогляду/постановки на облік до ТЦК – нарахуйте середній заробіток за ці дні (навіть якщо в червні вже була виплачена «звичайна» зарплата, у липні ви робите коригування: або донарахування, або залік).
     • періодом військової служби – з дати мобілізації зарплату не нараховують, зберігається тільки місце роботи і посада, а виплати залежать лише від ваших внутрішніх рішень (якщо колдоговором передбачені додаткові гарантії, це має бути окремо оформлено).

5. Якщо документів немає тривалий час

   • Надішліть повторний письмовий запит до ТЦК.
   • За відсутності відповіді та працівника вирішуйте питання щодо кваліфікації відсутності (поважна / неповажна, можливий прогул) з урахуванням ризиків і наявних свідчень (повідомлення від родичів, тощо).

Ризики / нюанси

1. Оплата «на око» без документів створює ризики фінансових порушень. Кожен оплачений день має бути або відпрацьованим, або тих, за які за законом зберігається середній заробіток чи інша передбачена виплата.

2. Після отримання офіційних даних від ТЦК ви маєте право оформити накази «заднім числом» за фактичними датами події, а нарахування провести в поточному місяці. Це звичайна практика при пізньому отриманні військових документів.

3. У разі мобілізації надалі треба діяти за стандартною схемою: наказ про увільнення у зв’язку з мобілізацією, код «ІН» у табелі, збереження місця роботи і посади, але без обов’язкового збереження середнього заробітку.

Підсумок: зараз найправильніше – зафіксувати відсутність як «НЗ», дочекатися відповіді ТЦК, оформити накази про увільнення / мобілізацію за фактичними датами і вже тоді коригувати табель та виплати, а не продовжувати платити «повну зарплату» без нормативної підстави.