Проблеми з подачею звіту ЄСВ через технічні причини ФОП

Подати заяву-розрахунок можна і без поданого квартального звіту, але у заяві потрібно зазначити причину розбіжності «звітність подана не за всі місяці розрахункового періоду» та додати власний розрахунок лікарняних.

Обґрунтування

ПФУ розраховує лікарняні за даними персоніфікованого обліку які формуються з об’єднаної звітності роботодавця по ЄСВ. Якщо за частину розрахункового періоду звіти ще не подані або не оброблені, у системі ПФУ не буде повних даних по внесках та доходу працівника.

У таких випадках допускається подання заяви-розрахунку без «довідкової» об’єднаної звітності. Наразі подання окремого довідкового об’єднаного звіту для цілей призначення допомог не передбачено Порядком заповнення та подання Податкового розрахунку, затвердженим наказом Мінфіну від 13.01.2015 №4. Порядку від 13.01.2015 №4

Щоб ПФУ прийняв заяву-розрахунок без повних звітних даних у формі заяви потрібно вибрати причину розбіжності суми «звітність подана не за всі місяці розрахункового періоду» або аналогічний варіант із переліку причин. До заяви доцільно додати файл із власним детальним розрахунком середньоденної зарплати та суми лікарняних за працівником.

ЄСВ за 2 квартал уже сплачено тому можна орієнтуватися на фактично нараховану зарплату і сплачені внески при розрахунку лікарняних. Після того як технічні проблеми будуть усунуті, слід подати об’єднаний звіт за 2 квартал з відображенням і зарплати, і лікарняних, щоб дані у ПФУ та ДПС збігалися.

Таким чином, відсутність поданого квартального звіту не блокує подання заяви-розрахунку, але вимагає правильно зазначити причину розбіжностей і підтвердити розрахунок сум.

Алгоритм дій

1. Розрахувати лікарняні працівника
   Визначте розрахунковий період, середньоденну зарплату та суму допомоги за всі дні, що підлягають оплаті, з урахуванням страхового стажу.

2. Підготувати пакет документів для ПФУ

   • копію е-лікарняного або його реквізити;
   • власний розрахунок суми допомоги;
   • за наявності – платіжні документи про сплату ЄСВ за відповідні місяці.

3. Подати заяву-розрахунок до ПФУ

   • через вебпортал ПФУ або у паперовій формі;
   • у розділі причин розбіжностей обрати «звітність подана не за всі місяці розрахункового періоду»;
   • у коментарі коротко пояснити, що об’єднаний звіт за 2 квартал 2026 року не подано з технічних причин, ЄСВ сплачено;
   • додати файл із розрахунком лікарняних.

4. Після усунення технічних проблем подати об’єднану звітність
   Подайте Податковий розрахунок за 2 квартал 2026 року з правильним відображенням зарплати і лікарняних працівника, щоб дані збігались із сумами у заяві-розрахунку.

Ризики / нюанси

ПФУ може запросити додаткові пояснення або документи якщо суми з вашого розрахунку суттєво відрізнятимуться від наявних у системі даних.

Зволікати з поданням квартального звіту не варто оскільки це може вплинути на перевірку правомірності виплати та призвести до податкових штрафів за прострочення подання звітності.