Як правильно видати наказ на підпис у відсутності директора

У вашій ситуації доцільно: наказом покласти виконання обов’язків керівника на заступника директора, а право підпису податкової електронної звітності — на головного бухгалтера із поданням до ДПС Повідомлення за формою J/F1391104 на його КЕП як «директор».

Обґрунтування

1. Розмежуйте внутрішні повноваження і підпис електронної звітності.
Виконання обов’язків директора щодо управління підприємством логічно покласти на заступника директора наказом про тимчасове виконання обов’язків. При цьому заступник може підписувати внутрішні розпорядчі документи і договори за довіреністю або в силу посадової інструкції.

2. Електронну звітність може підписувати інша уповноважена особа.
Податкова звітність в електронному вигляді може бути підписана або керівником, або уповноваженою особою, щодо якої подано Повідомлення про надання інформації щодо кваліфікованого електронного підпису за формою згідно з Податкова консультація (ЗІР). У Повідомленні на головного бухгалтера можна зазначити тип підпису «директор», після чого він матиме право підписувати звітність як керівник.

3. Як сформулювати накази.
Потрібно два окремі документи. Перший — наказ керівника про покладання на час відпустки виконання обов’язків директора на заступника директора, з визначенням періоду і обсягу повноважень. Другий — наказ про делегування права підпису електронної податкової звітності головному бухгалтеру з обов’язком подати Повідомлення до ДПС із типом підпису «директор» за формою J/F1391104 відповідно до Податкова консультація (ЗІР).

Алгоритм дій

1. Оформіть наказ про щорічну відпустку директора із зазначенням дат.
2. Видатьте наказ про тимчасове виконання обов’язків директора заступником директора на період відпустки директора із правом підпису внутрішніх документів і договорів.
3. Видатьте окремий наказ про делегування права підпису електронної податкової звітності головному бухгалтеру із вказівкою, що звітність у цей період подається ним.
4. Подайте до ДПС Повідомлення за формою J/F1391104 на головного бухгалтера з типом підпису «директор» згідно з Податкова консультація (ЗІР).
5. Після завершення відпустки директора видатьте накази про припинення тимчасового виконання обов’язків і, за потреби, подайте нове Повідомлення до ДПС для повернення попереднього порядку підпису.

Ризики / нюанси

Не передавайте КЕП директора іншим особам.
Кожен підписувач має використовувати лише власний кваліфікований електронний підпис, інакше виникають ризики недійсності документів та порушення порядку електронного документообігу.

Слідкуйте за відповідністю реквізитів і підписанта.
У всіх документах, які підписує заступник, має бути зазначено саме його посада і ПІБ як підписанта; у звітності — головний бухгалтер як особа з типом підпису «директор» відповідно до поданого Повідомлення. Це мінімізує податкові претензії щодо оформлення документів.