Перелік кадрових документів для ФОП та відповідальність за відсутність

Розглянемо Ваші питання:

1. Фізична особа — підприємець набуває статусу роботодавця, коли приймає працівників на роботу (пп. 14.1.222 ПКУ; ч. 1 ст. 1 Закону України «Про організації роботодавців» від 22.06.2012 № 5026-VI). Роботодавець має вести облік персоналу та оформлювати документи, передбачені законодавством про працю та зайнятість населення.

Прямих норм, що зобов’язують підприємця вести кадрову документацію, у законодавстві немає. Однак ФОП повинен це робити, якщо застосовує найману працю. Норми трудового законодавства поширюються на осіб, які працюють за трудовим договором з фізичною особою, а отже й на трудові відносини між працівником та ФОП (ч. 1 ст. 3 КЗпП https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/322-08#n29 ).

Повний склад кадрових документів, які мають бути у ФОП, визначити достатньо складно, оскільки це залежить від багатьох факторів: сфери діяльності, умов праці тощо. Але є документи, які підприємець повинен мати у будь-якому разі.

До них відносяться:

1. Письмові трудові договори.

2. Повідомлення про прийняття працівника на роботу

3. Особові картки П-2 та особові справи

4. Посадові або робочі інструкції.

5. Штатний розпис.

6. Графік відпусток.

7. Правила внутрішнього трудового розпорядку

8. Табель обліку робочого часу

9. Колдоговір

10. Журнали реєстрації наказів.

11. Заяви працівників про прийняття на роботу, звільнення, відпустку тощо

Детальніше в нашій статті

https://kadroland.com/news/5998-kadrovi-dokumenti-dlya-fop-shho-potribno-vesti-u-2025-roci

2. Може бути штраф.

Відсутність у роботодавця того чи іншого кадрового документа може бути розцінено як порушення трудового законодавства, за яке до підприємства можуть застосувати штраф на підставі ст. 265 КЗпП https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/322-08#n1422 . Так, за порушення інших вимог законодавства про працю передбачений штраф у розмірі мінімальної заробітної плати за кожне таке порушення (наразі це 8647 грн).

Накладати цей штраф уповноважені органи Держпраці (ч. 4 ст. 265 КЗпП) відповідно до Порядку накладення штрафів за порушення законодавства про працю та зайнятість населення, затвердженого постановою КМУ від 17.07.2013 № 509.

Втім, у період дії воєнного стану у разі виконання у повному обсязі та у встановлений строк винесених органом Держпраці приписів про усунення правопорушень, штрафи, передбачені ст. 265 КЗпП, не застосовуються (ч. 3 ст. 16 Закону № 2136 ).

Тобто, якщо орган Держпраці виявіть під час перевірки відсутність на підприємстві деяких кадрових документів, то штраф відразу не повинні застосовувати – спочатку роботодавцю буде надано припис про усунення правопорушень. А от якщо цей припис не виконати у встановлений термін, варто чекати на застосування штрафу.

3. Виключенням є лише письмові трудові договори.

У ч. 1 ст. 2 Закону № 2136 https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2136-20#Text передбачено, що у період дії воєнного стану сторони за згодою визначають форму трудового договору. Тобто під час воєнного стану дотримуватися письмової форми трудового договору не обов’язково, якщо роботодавець і працівник дійшли такої згоди. Тож для укладення трудового договору достатньо буде отримати заяву від працівника, видати наказ про прийняття на роботу і повідомити орган ДПС про нового працівника.

Для інших документів виключень під час військового стану немає.

Раді допомогти, звертайтесь ще!