Підтвердження маршруту водія для списання пального в податковій

Якщо під час рейсу водій змінює маршрут через стан доріг, перекриття руху, воєнну ситуацію чи інші об'єктивні причини, це не є порушенням. Головне, щоб підприємство мало документи, які підтверджують фактичний маршрут і пробіг автомобіля.

Перш за все варто врахувати, що типова форма подорожнього листа для вантажних автомобілів сьогодні не є обов'язковою. Підприємство має право використовувати власну форму первинного документа, яка містить обов'язкові реквізити, передбачені ст. 9 Закону України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні».

Найкращим підтвердженням фактичного кілометражу є показники спідометра (одометра) на початок і кінець рейсу. Саме вони дозволяють визначити фактичний пробіг автомобіля, незалежно від того, яким маршрутом рухався водій.

Якщо маршрут відрізнявся від запланованого, доцільно, щоб водій у подорожньому листі або окремому документі зазначив фактичний маршрут та причину його зміни (наприклад: перекриття дороги, ремонт, бойові дії, об'їзд тощо). Такі пояснення бажано засвідчити підписом водія, а після повернення — підписом відповідальної особи підприємства, яка приймає подорожній лист.

Крім подорожнього листа, фактичний пробіг можуть підтверджувати:

• дані GPS-моніторингу або систем супутникового контролю транспорту;
• дані тахографа (для автомобілів, на яких він встановлений);
• чеки на придбання пального, оплату платних доріг, поромних переправ, стоянок тощо;
  службова записка або пояснення водія щодо зміни маршруту.

Під час перевірок основне значення має не відповідність фактичного маршруту попередньо запланованому, а наявність документального підтвердження того, що паливо було використано в господарській діяльності підприємства. Тому сам факт відхилення від маршруту не є підставою для невизнання витрат на пальне.

Отже, водій може самостійно вносити до подорожнього листа інформацію про фактичний маршрут руху та причини його зміни. Рекомендується також затвердити наказом керівника порядок оформлення подорожніх листів, у якому визначити, що у разі зміни маршруту водій зазначає фактичний шлях, показники одометра та причину відхилення від запланованого маршруту.

Раді допомогти, звертайтесь ще!