Підтвердження витрат на паливо: чи достатній наказ про маршрут

Ні, таке формулювання в наказі є недостатнім та несе критичні податкові ризики.

Самого лише зазначення «місця виїзду/повернення» без деталізації проміжних пунктів маршруту та господарської мети поїздок недостатньо для законного списання палива. Податкові органи при перевірці визнають таке списання нецільовим, а вартість палива — додатковим благом директора.

https://7eminar.ua/news/1998-podoroznii-list

Згідно з Законом України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні», ст. 9, будь-який первинний документ (зокрема подорожній чи маршрутний лист власної форми) обов’язково має містити такий реквізит, як «зміст та обсяг господарської операції». Простий запис «виїзд з гаража — повернення в гараж» (наприклад, «Київ — Київ» або «Адреса проживання — Адреса проживання») без проміжних пунктів призначення не розкриває змісту операції. Він не доводить, що автомобіль їздив у виробничих справах, а не в особистих інтересах водія. Внутрішній наказ підприємства не може скасувати або спростити вимоги закону до первинних документів.

Якщо зв’язок поїздок із господарською діяльністю документально не підтверджено, вартість використаного пального та послуг з експлуатації авто вважається додатковим благом працівника (директора) відповідно до Податкового кодексу України (ПКУ), пп. «а» пп. 164.2.17.

У такому разі підприємство як податковий агент зобов’язане нарахувати та сплатити:

ПДФО за ставкою 18% із застосуванням натурального «негрошового» коефіцієнта 1,219512 згідно з ПКУ, п. 164.5: ПДФО = Вартість палива × 1,219512 × 18%
Військовий збір (ВЗ) за ставкою 5% (нараховується на чисту вартість палива, без застосування натурального коефіцієнта): ВЗ = Вартість палива × 5%

Якщо при придбанні палива підприємство включило суми ПДВ до податкового кредиту, то через неможливість довести господарський характер використання цього палива виникне обов'язок нарахувати компенсуючі податкові зобов'язання з ПДВ за ставкою 20% відповідно до ПКУ, пп. «г» п. 198.5.

Закріплення місця паркування автомобіля біля будинку директора за допомогою наказу є правильною практикою для врегулювання питань збереження майна. Проте поїздки директора від дому до офісу і назад податківці традиційно розглядають як поїздки в особистих цілях ( commute / задоволення особистих потреб), а не як господарську діяльність. Відсутність детального щоденного маршруту лише посилить позицію контролерів щодо особистого використання авто у позаробочий час. https://7eminar.ua/news/10315-nakaz-na-zakriplennya-sluzbovogo-avto-ci-obovyazkovo-vkazuvati-misce-zberigannya

Щоб безпечно списувати пальне, у вашій формі подорожнього (маршрутного) листа обов’язково має бути таблична частина із щоденною (або за кожну поїздку) деталізацією:

Конкретний маршрут: не просто «по місту», а «Офіс — вул. Хрещатик, 10 (Банк) — вул. Польова, 5 (Склад контрагента) — Офіс».
Мета поїздки: наприклад, «доставка первинних документів», «переговори з клієнтом ТОВ "Весна"», «контроль роботи складу».
Показники спідометра на початок та кінець робочого дня (або кожної поїздки) для контролю фактичного пробігу.
Рух пального: залишок при виїзді + заправка (згідно з чеком АЗС) − залишок при поверненні = фактична витрата, яка порівнюється з базовою нормою списання.

Раді допомогти, звертайтесь ще!