Використання невикористаного авансу для наступного відрядження співробітника

Так, можна.

Для небюджетних підприємств законодавство не забороняє зарахувати залишок невикористаного авансу за одним відрядженням у рахунок авансу на наступне відрядження. Якщо після затвердження авансового звіту за першим відрядженням встановлено, що частина авансу залишилася невикористаною, працівник може не повертати ці кошти, а підприємство врахувати їх як частину авансу на наступне відрядження. У такому разі на нове відрядження працівнику виплачується лише різниця між сумою необхідного авансу та залишком коштів, що вже перебувають у нього.

Водночас слід дотриматися кількох умов. Насамперед за першим відрядженням має бути складений та затверджений авансовий звіт. Крім того, доцільно оформити рішення керівника (наказ, резолюцію або бухгалтерську довідку) про зарахування залишку авансу в рахунок наступного відрядження. За бажанням можна також отримати від працівника заяву про згоду на таке зарахування, хоча законодавством це не вимагається.

Важливо враховувати і часовий проміжок між відрядженнями. Зарахування залишку можливе лише тоді, коли друге відрядження розпочинається до закінчення граничного строку, встановленого для подання авансового звіту та повернення невикористаних коштів за перше відрядження. Якщо цей строк вже минув, неповернений залишок набуває статусу надміру витрачених коштів, підлягає оподаткуванню ПДФО та військовим збором відповідно до пп. 170.9.1 ПКУ https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2755-17/ed20260101#n3965 і вже не може бути зарахований як аванс на наступне відрядження.

Отже, якщо наступне відрядження розпочинається до спливу граничного строку повернення коштів за попереднім відрядженням, підприємство може не вимагати від працівника фактичного повернення залишку авансу, а зарахувати його в рахунок нового авансу, належно оформивши таке рішення.

Раді допомогти, звертайтесь ще!