Правильне оформлення рахунку-фактури без акта приймання-передачі

Для того щоб рахунок-фактура (інвойс) замінив собою акт наданих послуг, він повинен мати статус первинного документа. Це можливо за умови, що рахунок виписаний за фактично надані послуги, містить усі обов’язкові реквізити та був оплачений замовником.

https://7eminar.ua/news/11926-raxunok-faktura-koli-i-dlya-cogo-skladayut

Згідно з позицією Міністерства фінансів України (зокрема, у листі від 24.03.2023 р. №41010-06-5/7983) та податкових органів, оплачений рахунок-фактура може замінювати акт приймання-передачі послуг, якщо це передбачено договором.

1. Обов’язкові реквізити
Відповідно до ст. 9 Закону «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні», щоб рахунок мав силу первинного документа, він обов’язково повинен містити:

Назву документа: «Рахунок-фактура» або «Інвойс»;
Дату складання: оскільки послуги оплачуються по факту, дата має відповідати моменту завершення надання послуги;
Назву виконавця: ПІБ ФОП, податковий номер (РНОКПП), адреса;
Зміст та обсяг операції: чіткий опис послуги (наприклад, «Юридичне консультування щодо договору №5»), а не загальні фрази;
Одиницю виміру: години, послуги, сума;
Посаду і прізвище особи, відповідальної за операцію: ПІБ ФОП;
Особистий підпис: підпис ФОП (або ЕЦП). Підпис замовника на такому рахунку не є обов’язковим, якщо є факт оплати.
2. Спеціальне застереження в тексті
Для уникнення непорозумінь із перевіряючими органами, у текст рахунку-фактури слід додати формулювання:

«Оплата згідно з цим рахунком є підтвердженням факту надання послуг у повному обсязі, їх прийняття Замовником та відсутності претензій з боку Замовника. Цей рахунок-фактура у разі його оплати має статус первинного документа та замінює акт наданих послуг».

3. Умова оплати
Рахунок-фактура стає первинним документом лише після його оплати. Документальним підтвердженням господарської операції у цьому випадку буде сукупність двох документів: самого рахунку та банківської виписки, що підтверджує зарахування коштів.

4. Договірне підґрунтя
Хоча Цивільний кодекс України (Глава 63) прямо не вимагає складання саме акта, рекомендується в основному договорі з юридичною особою прописати:

«Сторони погодили, що підтвердженням факту надання послуг є оплачений Замовником рахунок-фактура (інвойс), який має силу первинного документа та складається без підписання окремого акта приймання-передачі послуг».

Важливі обмеження
Будівельні роботи
Для них складання акта є обов’язковим згідно зі ст. 882 ЦКУ.

Попередня оплата
Якщо рахунок виставляється як аванс (до надання послуг), він не може замінити акт, оскільки на момент його складання господарська операція ще не відбулася. У такому разі після надання послуг все одно доведеться скласти або акт, або окремий рахунок-фактуру за фактом виконання.

https://7eminar.ua/news/19619-invois-z-poglyadu-zmin-shhodo-aktiv-vikonanix-robit#invois-zamist-akta-pryimannyaperedachi-robitposluh

Раді допомогти, звертайтесь ще!