Відшкодування витрат на паливо директору: правила та вимоги

ТОВ може відшкодовувати директору витрати на пальне або заправляти його особистий автомобіль, але без договору користування сума відшкодування чи вартість пального є додатковим благом директора з оподаткуванням ПДФО 18% та військовим збором 5%. Щоб списувати пальне як витрати підприємства без оподаткування доходу директора, автомобіль має перебувати у правомірному користуванні ТОВ. Купувати його не обов’язково — можна оформити оренду або безоплатну позичку.

Без цивільно-правового договору автомобіль залишається в особистому розпорядженні директора, а ТОВ не має правових підстав відносити використані ПММ до власних господарських витрат за маршрутними чи подорожніми листами. За пп. «г» пп. 164.2.17 Податкового кодексу України https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2755-17#Text грошове або майнове відшкодування витрат фізичної особи належить до додаткового блага.

При виплаті грошової компенсації ТОВ нараховує та утримує ПДФО 18% відповідно до п. 167.1 ПКУ і військовий збір 5%. Якщо підприємство безпосередньо заправляє особистий автомобіль директора, дохід надається в негрошовій формі. Базу ПДФО визначають із натуральним коефіцієнтом за п. 164.5 ПКУ, який для ставки 18% становить 1,219512: ПДФО = вартість пального × 1,219512 × 18%. Військовий збір становить 5% вартості пального без застосування коефіцієнта.

Пункт 11 розд. I Переліку, затвердженого постановою КМУ № 1170, https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/1170-2010-%D0%BF#Text виключає компенсацію за використання особистого транспорту з бази ЄСВ. Проте за відсутності договору існує ризик, що податківці визнають пряме відшкодування пального іншою компенсаційною виплатою та нарахують ЄСВ 22%.

Для оформлення безоплатного користування можна укласти договір позички за ч. 1 ст. 827 Цивільного кодексу України https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/435-15#n3863. Договір позички наземного самохідного транспортного засобу між фізичною та юридичною особами укладають у простій письмовій формі; обов’язкове нотаріальне посвідчення не потрібне відповідно до ч. 4 ст. 828 ЦКУ. Оскільки плата за користування відсутня, доходу директора не виникає, ПДФО та військовий збір з операції позички становлять 0 грн. ТОВ може самостійно купувати пальне або відшкодовувати директору його придбання за чеками АЗС на підставі авансового звіту без оподаткування як службових витрат.

Інший варіант — платна оренда автомобіля за ст. 759 ЦКУ. Договір оренди транспортного засобу за участю фізичної особи обов’язково посвідчується нотаріально відповідно до ч. 2 ст. 799 ЦКУ. Без нотаріального посвідчення він є нікчемним за ст. 220 ЦКУ. З орендної плати ТОВ як податковий агент утримує ПДФО 18% і військовий збір 5%; ЄСВ не нараховують. Витрати на пальне підприємство покриває без оподаткування доходу директора. Експлуатаційні витрати щодо автомобіля, переданого ТОВ у користування, підприємство несе відповідно до ст. 801 ЦКУ.

Директор не може підписати договір одночасно від себе як власника автомобіля та від імені ТОВ через обмеження ч. 3 ст. 238 ЦКУ. Від товариства його має підписати інша уповноважена особа: заступник, працівник за довіреністю або особа, визначена статутом чи протоколом зборів.

Передачу автомобіля оформлюють актом приймання-передачі, зазначаючи технічний стан, пробіг і точний залишок пального в баку. Протягом 10 робочих днів із моменту отримання автомобіля ТОВ подає до ДПС форму № 20-ОПП.

Для підтвердження службового використання видають наказ, затверджують норми витрат пального та оформлюють маршрутні або подорожні листи із зазначенням мети й дати поїздок, кілометражу та адрес контрагентів. Ці документи підтверджують поїздки до замовників і потенційних замовників та є підставою для списання пального на витрати підприємства.

Раді допомогти, звертайтесь ще!