Зміна норм витрат пального: як правильно документувати автомобільні витрати

Списувати пальне "просто за показами бортового комп'ютера" не можна, оскільки ці дані постійно змінюються і не є затвердженим нормативом, проте ви маєте повне право затвердити власні норми витрат через акти замірів.

Списання палива на підприємстві: облік та зразки документів https://7eminar.ua/news/2377-spisannya-paliva-na-pidprijemstvi

Так, ви можете і повинні затвердити власні норми витрат палива на підставі фактичних замірів та внутрішніх актів. Щокварталу видавати новий наказ не потрібно — достатньо один раз затвердити базову норму та систему коригувальних коефіцієнтів (зимових, міських тощо) або встановити окремі літні та зимові норми в одному наказі.

Оскільки державні Норми № 43 були офіційно скасовані Наказом Мінінфраструктури від 02.11.2023 № 1011, єдиних обов’язкових правил нормування в Україні немає. Підприємство має повну свободу вибору та право самостійно розробити й затвердити економічно обґрунтовані норми витрат палива.

Для цього використовується такий алгоритм:

Створення комісії: Керівник підприємства видає наказ про створення комісії для проведення замірів палива.
Проведення замірів (хронометраж): Комісія здійснює контрольні поїздки автомобіля в типових для нього умовах (наприклад, у міському циклі) з фіксацією фактичного споживання. Показники бортового комп'ютера авто є чудовим орієнтиром для таких розрахунків.
Оформлення результатів: Складається Акт контрольних замірів (у довільній формі), де фіксується пройдений шлях, кількість витраченого палива та виводиться середня витрата на 100 км.
Затвердження норм: Керівник підприємства підписує наказ про встановлення індивідуальних норм витрат палива для цього автомобіля.

Постійно змінювати норми щоквартальними наказами — трудомісткий процес. Натомість рекомендуємо застосувати один із двох варіантів:

Варіант А (Коефіцієнти): У наказі про затвердження норм прописати базову лінійну норму (наприклад, для теплої пори року в місті — 8,0 л/100 км) та систему коригувальних коефіцієнтів:

надбавка за роботу в зимових умовах (наприклад, +10% до базової норми в період із листопада по березень або при зниженні температури нижче 0°C);
надбавка за роботу у міському циклі, затори чи роботу кліматичної системи/пічки.
Методологію коригування можна запозичити з діючих Методичних рекомендацій ДП «ДержавтотрансНДІпроект» від 17.11.2023.
Варіант Б (Сезонні норми): Одразу в одному наказі затвердити дві фіксовані норми: літню (наприклад, 8,0 л/100 км) та зимову (наприклад, 9,0 л/100 км), вказавши чіткі періоди їх застосування.
3. Необхідний пакет документів для використання авто
Для того щоб податкові органи не визнали витрати на пальне негосподарськими, а ПДВ за ними не довелося коригувати за Податковий кодекс України, п. 198.5, вам потрібен такий комплект документів:

Наказ про порядок експлуатації автомобіля:підтверджує введення авто в господарську діяльність;
закріплює автомобіль за конкретним водієм (або водіями);
містить пряму заборону на використання автомобіля в особистих цілях.
Наказ про затвердження норм витрат палива: (із додатком у вигляді Акта контрольних замірів палива).
Первинний документ для обліку роботи авто (Маршрутний або Подорожній лист): Оскільки типові форми скасовані, ви розробляєте власну форму. Відповідно до Закон України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні», ст. 9, такий лист обов'язково має містити:назву документа, дату складання, назву підприємства;
маршрут руху (конкретні адреси та мету поїздки для підтвердження господарського статусу);
показники спідометра на початок та кінець дня/зміни;
рух пального в баку (залишок на початок, заправка за чеками/картками, залишок на кінець, фактична витрата).
підписи водія та відповідальної особи.
Акт списання палива (складається щомісяця): Узагальнює дані всіх подорожніх листів за місяць. У ньому зіставляється фактично використане пальне із нормативним. На підставі цього акта здійснюється бухгалтерське проведення: Дт 92 (91, 93) — Кт 203.

Раді допомогти, звертайтесь ще!