Документи для оренди авто: що потрібно оформити щомісяця

Для оренди легкового авто у фізособи ваш перелік документів загалом достатній, але є кілька нюансів.

При отриманні авто в оренду:

нотаріально посвідчений договір оренди (обов'язково, якщо орендодавець — звичайна фізособа);
акт приймання-передачі автомобіля;
форма № 20-ОПП (якщо автомобіль використовується як об'єкт оподаткування або через нього провадиться діяльність).

Під час користування авто:

документ, який підтверджує використання авто в господарській діяльності (подорожній лист, журнал поїздок, звіт про використання авто тощо). Подорожній лист зараз не є обов'язковою типовою формою, але потрібен документ, який підтверджує маршрути та господарську мету поїздок;
акт списання пального (або бухгалтерська довідка на підставі документів про пробіг та норм витрат);
документи на придбання пального (чеки, накладні, паливні картки тощо);
документ на нарахування орендної плати.

Щодо акта наданих послуг від фізособи.
Для звичайної фізособи акт не є обов'язковим, якщо договором передбачено щомісячну орендну плату. Підставою для нарахування може бути договір та бухгалтерська довідка (або акт, якщо його оформлення передбачено договором). Багато підприємств для підстрахування оформлюють щомісячний акт.

Також не забувайте:

утримувати ПДФО та військовий збір з орендної плати фізособі;
відображати виплати у додатку 4ДФ.

Щодо КамАЗа, який орендується у ФОП.

Якщо орендодавець — ФОП, нотаріальне посвідчення договору не потрібне. Достатньо:

договору оренди;
акта приймання-передачі;
документів, що підтверджують використання та списання пального;
документів на оплату оренди.

Акт наданих послуг бажано мати, якщо це передбачено договором. Якщо ФОП надає рахунок або інший первинний документ, його також можна використовувати як підставу для обліку.

Для обох автомобілів я б ще рекомендував оформити внутрішній наказ про закріплення транспортного засобу за працівником (водієм або відповідальною особою). Це додатково підтверджує господарське використання авто під час перевірок.
https://7eminar.ua/news/20981-yak-zaluciti-avtomobil-fizosobi-do-diyalnosti-pidprijemstva

Раді допомогти, звертайтесь ще!