Ситуація з призупиненням трудових договорів: питання та рішення

Розглянемо Ваші питання:

1) Закон розділяє працівників на тих, хто виходить на зв'язок, і тих, хто відсутній з невідомих причин:

• Працівники, які написали заяви. З ними укладаєте двосторонню угоду (або вони подають заяви, а ви видаєте наказ) про продовження призупинення дії договору понад 90 днів на підставі обопільної згоди. Для них призупинення законно триває далі.
• Працівники, які НЕ написали заяви (але є на зв'язку). Оскільки односторонній 90-денний ліміт вичерпано, призупинення для них припиняється. Роботодавець зобов'язаний видати наказ про відновлення дії трудового договору. Якщо підприємство не працює, їм потрібно оформлювати простій (із виплатою не менше 2/3 окладу) або пропонувати інші варіанти (наприклад, відпустки без збереження зарплати).
• Працівники, з якими немає зв'язку. Автоматично продовжити призупинення для них ви не можете, адже немає їхньої згоди. Тому в табелі будете відображати їх під кодом «НЗ» (відсутність з нез'ясованих причин) чи «І» (інші причини неявок). Заробітна плата за цей період їм не нараховується.

2) Один загальний наказ на продовження призупинення для всього колективу без згоди кожного працівника видавати не можна.

З 14.03.2026 року згідно Закону України від 15.03.2022 №2136-IX (https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2136-20#Text) призупинення понад 90 днів є індивідуальним рішенням щодо кожного працівника, оскільки потребує обов'язкової згоди сторін.

Ви маєте право видати:

• або груповий наказ — але включати туди виключно тих осіб, від яких отримано письмові заяви-згоди.
• або індивідуальні накази — окремо на кожного працівника, який погодився продовжувати призупинення.

Стосовно відсутніх осіб без згоди — видання наказу про призупинення буде грубим порушенням трудового законодавства.

3) Найбільш безпечний і законний інструмент у вашому випадку — звільнення за п. 8-3 ч. 1 ст. 36 КЗпП України (відсутність працівника на роботі та інформації про причини такої відсутності понад 4 місяці поспіль).

https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/322-08#Text

Для законного звільнення мають одночасно виконуватися дві умови:

1. Працівник відсутній на роботі понад 4 місяці поспіль.

2. Протягом зазначеного строку у роботодавця немає інформації про причини його відсутності.

Оскільки з 2022 року дія договору була законно призупинена, відлік 4 місяців нез'ясованої відсутності розпочинається з наступного дня після закінчення дії попереднього наказу про призупинення (тобто з 14 березня 2026 року, коли набули чинності обмеження в 90 днів). Відповідно, таке звільнення можливе не раніше 14 липня 2026 року.

Процедура звільнення буде складатися з 3 кроків.

Крок 1. Фіксація факту відсутності працівника та інформації про нього протягом 4 місяців. Використайте всі можливі варіанти зв’язатися з працівником:

• зателефонуйте йому за відомими номерами телефону;
• надішліть лист на адресу працівника з вимогою пояснити причини відсутності з повідомленням про вручення;
• напишіть повідомлення в месенджери.

Зафіксуйте факт відсутності працівника актом (або декількома актами). Вкажіть в такому акті факт відсутності інформації від працівника і про неможливість з ним зв’язатися.

У Табелі обліку робочого часу відмічайте відсутність працівника позначкою «НЗ», тобто «відсутність з нез’ясовних причин».

Крок 2. Видання наказу про звільнення. Наказ про звільнення слід оформити не раніше спливу 4-місячного терміну з дати, коли працівник не з’явився на роботу, а також коли від нього нема відомостей.

У розділі наказу «Підстави» зазначте всі документі, які ви склали для фіксації факту відсутності працівника та інформації про нього.

На підставі наказу про звільнення внесіть запис до трудової книжки працівника (якщо трудова книжка зберігається у роботодавця). Якщо трудова книжка зберігається у працівника, запис в неї вноситься за бажанням працівника.

Крок 3. Здійснення розрахунків з працівником. За загальним правилом у день звільнення роботодавець має розрахуватися з працівником у день звільнення і видати йому копію наказу та трудову книжку (якщо вона зберігається у роботодавця), ст. 47, 116 КЗпП.

Але у нас особливий випадок – у роботодавця немає зв’язку з працівником. Отже, вручити документи нема кому, а здійснення грошового розрахунку з працівником можливо тільки у випадку, якщо є дійсна зарплатна картка працівника.

Тож, щоб виконати всі вимоги трудового законодавства, у день звільнення працівника роботодавцю необхідно направити на адресу працівника лист з повідомленням про вручення, і у цьому листі повідомити працівника про звільнення і можливість отримати суми, що йому належать (можна додати до цього листа копію наказу про звільнення), а також про необхідність отримання трудової книжки (якщо вона зберігалась у роботодавця).

Також зазначимо, що звільнення працівника за цією підставою відбувається без згоди профспілкового органу.

Раді допомогти, звертайтесь ще!