Термін зберігання документів для комунального підприємства: рекомендації та норми

Знищення первинних документів підприємством, в т.ч. КП, можливе лише після закінчення строків їх зберігання, визначених законодавством.

Наразі строки зберігання документів регулюють:

- п. 44.3 ПКУ (https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2755-17#n1110);
- Перелік № 578/5 (https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0571-12#n14)

Зокрема, згідно з п. 44.3 ПКУ платники мають зберігати документи протягом п’яти років – 1825 днів.

Документи, що підтверджують операції згідно зі ст. 39 ПКУ і ст. 39-2 ПКУ, потрібно зберігати протягом семи років – 2555 днів.

Строки зберігання первинних документів, регістрів бухгалтерського обліку, фінансової звітності, інших документів, інформації, що пов’язані з обчисленням і сплатою податків і зборів, внесків, інших обов’язкових платежів, розраховують:

- із дня подання податкової чи іншої звітності, для складення якої використали зазначені документи та/або інформацію;
- у разі її неподання – з передбаченого в ПКУ граничного строку подання такої звітності (пп. 44.3.4 ПКУ; п. 2.10 Переліку №578).

Документи бухгалтерського обліку та звітності мають зберігати не менше ніж п’ять років, зважаючи на примітки до ст. 186 Переліку №578/5:

річну фінзвітність до ліквідації підприємства (ст. 311 Переліку №578/5);
документи (акти, відомості, листи) про взаєморозрахунки між підприємствами (ст. 324 Переліку №578/5);
договори, угоди (аудиторські, господарські, операційні тощо) (ст. 330 Переліку №578/5);
документи (акти, процентовки, довідки, рахунки) про приймання виконаних робіт (ст. 334 Переліку №578/5);
первинні документи і додатки до них, що фіксують факт виконання господарських операцій і є підставою для записів у регістрах бухгалтерського обліку та податкових документах (касові, банківські документи, ордери, повідомлення банків і переказні вимоги, виписки банків, корінці квитанцій, банківських чекових книжок, наряди на роботу, акти про приймання, здавання і списання майна та матеріалів, квитанції та накладні з обліку товарно-матеріальних цінностей, рахунки-фактури, авансові звіти тощо) (ст. 336 Переліку №578/5);
регістри рахунків до оплати (ст. 337 Переліку №578/5);
податкові накладні (ст. 338 Переліку №578/5);
гарантійні листи (ст. 339 Переліку №578/5);
документи (протоколи інвентаризаційних комісій, акти інвентаризації, інвентаризаційні описи, порівняльні відомості) про інвентаризацію основних засобів, нематеріальних активів, грошових коштів, матеріальних цінностей тощо (ст. 345 Переліку №578/5);
облікові регістри (головна книга, журнали, меморіальні ордери, оборотні відомості, інвентарні картки, розроблювальні таблиці тощо) (ст. 351 Переліку №578/5);
книги, журнали, картки обліку касових документів (рахунків, касових ордерів, довіреностей, платіжних документів, накладних тощо) (ст. 352 Переліку №578/5).

Повний перелік документів із бухгалтерського обліку та звітності із зазначеними строками зберігання наведений у п. 4.2 розд. I Переліку №578/5.

Податкові строки зберігання документів

Маєте зберігати документи за ті періоди, які "дістаються" строками давності з ст. 102 ПКУ (https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2755-17#n2287), які зупинялися:

- з 18 березня 2020 року через запровадження карантину (п. 52-1 підрозд. 10 розд. ХХ ПКУ) строки ст. 102 ПКУ були зупинені. Це зупинення тривало по 30 червня 2023 року.

- перебіг строків давності (1095 днів) для проведення камеральних, фактичних та деяких документальних перевірок під ча воєнного стану відновили із 01.08.2023

з 01.12.2023 відновили строки давності для документальних перевірок щодо майже всіх платників податків, а з 01.12.2024 – щодо єдинників 1 та 2 груп.

Отже, глибина перевірок по строкам з ст. 102 ПКУ продовжилася на період зупинки строків на час карантину та воєнного стану. Наразі "дістають" перевірками 2019 рік.

Додатково - див. сервіс «Строки зберігання документів» (https://7eminar.ua/calculators/zberihannia-dokumentiv).

Раді допомогти, звертайтесь ще!