Виправлення дати народження в трудовій книжці: рекомендації та порядок дій

Зміна запису про дату народження виконується власником або уповноваженим ним органом за останнім місцем роботи.

Під «уповноваженим органом» Мінсоцполітики у листі від 16.04.2013 № 54/06/186-13 https://zakon.rada.gov.ua/rada/show/v0054739-13#Text розуміє відділ кадрів або іншу відповідальну особу, на яку покладено ведення трудових книжок.

Порядок виправлення особистих даних на титульному аркуші трудової книжки регулюється п. 2.13 Інструкції про порядок ведення трудових книжок працівників, затвердженої спільним наказом Мінпраці, Мін'юсту та Мінсоцзахисту від 29.07.1993 № 58 (далі Інструкція № 58) https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0110-93#o58 .

П. 2.13 прямо передбачає як підставу для виправлення перелік документів, серед яких паспорт стоїть перший у списку, поряд зі свідоцтвом про народження. Відсутність свідоцтва про народження не є перешкодою: паспорт є достатнім документом.

Відповідно до п. 2.11 цієї ж Інструкції https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0110-93#o56 , дата народження вноситься на підставі паспорта або свідоцтва про народження.

Далі надаємо покроковий алгоритм дій для виправлення:

- Працівник пише заяву у довільній формі з проханням виправити дату народження у трудовій книжці та надає паспорт громадянина України. Виправлення вноситься виключно на підставі офіційних документів;

- Неправильний запис (дата народження) закреслюють однією рискою (так, щоб запис залишався читабельним), поруч або зверху/знизу вписується повна правильна дата у форматі ДД.ММ.РРРР;

- На внутрішньому боці обкладинки трудової книжки робиться роз'яснювальний запис такого змісту:

«Дату народження змінено з [старий запис] на [ДД.ММ.РРРР] на підставі паспорта серія ХХ номер XXXXXX, виданого [орган, що видав], [дата видачі]»;

- Запис обов'язково завіряється: підписом керівника підприємства або спеціально уповноваженої ним особи та печаткою підприємства або печаткою відділу кадрів (за наявності).

Звертаємо увагу, що не слід робити:

- Заборонено виправляти за допомогою коректора чи затирання;

- Також не можна самостійно вносити виправлення самому працівнику.

Якщо сканкопії трудової книжки ще не подавалися до ПФУ, то окремо повідомляти ПФУ не потрібно, достатньо завантажити відскановані сторінки вже після внесення виправлення. Якщо ж сканкопії вже були передані, то відповідно до п. 6 Порядку, затвердженого постановою ПФУ від 12.03.2021 № 11-1 https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0802-21#n50 , необхідно повторно подати титульну сторінку та сторінки зі змінами.

Ще більше корисної інформації у статті «Виправлення в трудовій книжці: загальні правила та зразки» https://7eminar.ua/news/6489-vipravlennya-v-trudovii-knizci-zagalni-pravila-ta-zrazki

Раді допомогти, звертайтесь ще!