Нарахування резерву відпусток на ТОВ: рекомендації та нюанси

Резерв відпусток можна почати нараховувати з 01.01.2026, не коригуючи 2025 рік, але такий варіант має ризик претензій щодо ненарахування резерву у 2025 році.

Для малого підприємства створення резерву відпусток є обов’язковим. Право не створювати резерв відпусток мають лише мікропідприємства та непідприємницькі товариства згідно з п. 7 розд. I НП(С)БО 25 «Спрощена фінансова звітність». Мале ТОВ має формувати забезпечення на оплату відпусток відповідно до п. 12 НП(С)БО 11 «Зобов’язання» https://zakon.rada.gov.ua/go/z0085-00 та п. 7 НП(С)БО 26 «Виплати працівникам».

Суворо кажучи, у 2025 році резерв мав нараховуватися. Якщо виправляти ненарахування резерву як помилку минулого року через нерозподілений прибуток, то відповідно до п. 4 НП(С)БО 6 https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0392-99#Text потрібно коригувати сальдо нерозподіленого прибутку на початок звітного року. У такому разі фактично виникає необхідність подавати уточнюючу декларацію з податку на прибуток за 2025 рік. Якщо декларацію не уточнювати, витрати 2025 року в податковому обліку будуть втрачені. Тобто, це теж робочий варіант - на 1 січня 2026 року зробити проведення Дт 441 (442) — Кт 471 «Забезпечення виплат відпусток». Це дозволить вам сформувати базу для використання резерву у 2026 році, тобо пертенщій щодо завищення витрат 2026е го року не буде. Але , якщо виконувати ваше побажання не чіпати 2025 рік і таким чином не подавати уточнюючу декларацію, то ці витрати ніде в податковому обліку не зменшать об1єкт оподаткування. Якщо мова про незначні для підприємства суми, це може бути прийнятним,оскільки за те, що ви не уточнили фінрезльтат 2025 року на зменшення, відповідальності не настає.

Якщо ж побажання в тому, щоб і 2025 рік не коригувати, і витрати зберегти в повному обсязі. без ризику це зробити не вийде.

Щоб не коригувати 2025 рік і не втратити витрати, можна почати нарахування резерву відпусток з 01.01.2026. Для цього слід видати наказ про створення резерву відпусток з 01.01.2026 і з січня 2026 року щомісячно нараховувати резерв лише щодо днів відпустки, які працівники заробляють у 2026 році.

Проведення:

Нарахування резерву відпусток за 2026 рік — Дт 92 або 23, 91, 93 – Кт 471

Сума резерву визначається як нарахована зарплата за поточний місяць 2026 року × коефіцієнт резервування. Коефіцієнт резервування розраховується як річна планова сума відпускних / річний плановий фонд оплати праці.

Компенсації за дні відпустки, зароблені у 2025 році, у разі звільнення працівників у квітні 2026 року можна віднести безпосередньо на витрати квітня 2026 року, оскільки резерв під ці дні не був створений. Якщо створеного забезпечення недостатньо, сума перевищення включається до витрат звітного періоду.

Проведення:

Компенсація за дні, зароблені у січні–квітні 2026 року, за рахунок резерву — Дт 471 – Кт 661, 651

Компенсація за дні, зароблені у 2025 році, за відсутності резерву — Дт 92 – Кт 661, 651

Для податку на прибуток об’єкт оподаткування визначається на підставі фінансового результату за даними бухгалтерського обліку згідно з пп. 134.1.1 Податкового кодексу України https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2755-17#Text. Податкові різниці щодо резерву відпусток не застосовуються згідно з пп. 139.1.1, 139.1.2 Податкового кодексу України.

В чому ризик? І тому, що податківці можуть наполягати, що витрати мали визнаватися у 2025 році через резерв. Водночас компенсація нараховується при звільненні у квітні 2026 року, і первинні документи для її нарахування — наказ про звільнення та розрахункова відомість — датуються саме 2026 роком. Отже, аргументи за те, щоб фактично відобразити витрати саме в 2026 році, є.Тому резерв за 2025 рік заднім числом можна не нараховувати, а з 01.01.2026 формувати резерв за поточними нарахуваннями, а компенсації за «старі» дні 2025 року списувати на витрати у періоді їх фактичного нарахування у 2026 році. Свою позицію обгрунтувати у разі перевірки первинними документами (накази про звільнення тощо) та наказом про початок нарахування резерву з 1 січня 2026 року.

Раді допомогти, звертайтесь ще!