Перевірка правильності нарахування орендної плати та податків

Добрий день! Одразу зазначу: ваш бухгалтер абсолютно правильно підійшов до загальної логіки (визначив дохід від НГО, утримав податки), але в самому механізмі натуральної виплати та нарахування ПДВ є кілька критичних помилок, які під час перевірки призведуть до донарахувань.

Помилка №1: Військовий збір та "натуральний" коефіцієнт (Форма 4ДФ)
Оскільки виплата йде зерном (натуральна форма), тут вмикається дія пункту 164.5 Податкового кодексу України (ПКУ).

Відповідно до 164.5 Податкового кодексу України

https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2755-17#n3627

Для ПДФО: База оподаткування обов'язково має збільшуватися на "натуральний" коефіцієнт. Для ставки 18% він становить 1 / (1 - 0.18) = 1.219512
Для Військового збору становить 5%. Якщо для ПДФО коефіцієнт чітко прописаний у ПКУ, то для військового збору застосування "натурального" коефіцієнта законодавчо досі викликає суперечки (податківці часто вимагають рахувати його від "чистої" вартості, або ж за окремим коефіцієнтом для ВЗ 1 / (1 - 0.05) = 1.052632).

Головне правило: База, яка відображається у формі 4ДФ для натуральних виплат, не може дорівнювати просто 10 000 грн, якщо ви утримали податки "всередині". У 4ДФ сума нарахованого доходу для ПДФО має показуватися з урахуванням коефіцієнта (тобто вище за номінал), інакше у вас "попливуть" суми утриманого податку.

Помилка №2: Взаєморозрахунки, ціна зерна та ПДВ (Найголовніше)
Ось тут закралася подвійна помилка, яка повністю порушує баланс у бухгалтерському обліку.

Вихід на суму: Орендна плата "на руки" після податків: 10000 - 18% - 5% = 7700 грн. Ви видали зерна рівно на 7 700 грн. Це правильно.
Помилка з ПДВ: Ви закриваєте зобов'язання перед орендодавцем (7 700 грн) шляхом продажу/передачі йому кукурудзи. Передача зерна в рахунок паю — це звичайна операція з постачання товарів (пп. 14.1.191 ПКУ). Вона оподатковується ПДВ у загальному порядку.

Згідно з пп. 14.1.191 ПКУ

https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2755-17#n256

У чому прокол: Якщо ви виставили вартість 1 тонни кукурудзи як 7 700 грн з ПДВ, то виходить, що ціна кукурудзи без ПДВ становить 6 754,39 грн. Але за договором ви мали віддати людині чистий борг у розмірі 7 700 грн. Натуральна виплата має покривати суму боргу повністю. Якщо ви реєструєте ПН на 7 700 грн (де 945,61 грн — це ПДВ), то фактична вартість товару, яку отримав селянин, становить 6 754,39 грн. Виникає недоплата за паєм на суму ПДВ!

Як це має виглядати юридично та в обліку:
Орендна плата — це грошове зобов'язання (10 000 грн за договором). Виплата зерном — це взаємозалік. Ви продаєте орендодавцю кукурудзу на суму, яку ви йому винні "на руки" (7 700 грн).

Важливо: Сума 7 700 грн — це вартість кукурудзи з ПДВ, яку ви передаєте. Тобто ви закриваєте борг "копійка в копійку". Але ціна кукурудзи для розрахунку паю має бути ринковою (звичайною).
Як правильно зробити розрахунок?
Давайте перерахуємо операцію так, щоб до неї не було претензій у ДПС. Візьмемо класичний підхід із застосуванням натуркоефіцієнта для ПДФО (відповідно до роз'яснень ЗІР).

Крок 1. Розрахунок податків та "натурального" доходу
Сума до видачі "на руки" (чиста): Ви визначили її як 7 700 грн.
Нарахований дохід для ПДФО (з коефіцієнтом 1.219512): 10000 Х 1.219512 = 12195.12 грн
ПДФО (18%): 12195.12 Х18% = 2195.12 грн.
Військовий збір (5% від номіналу 10 000 грн або з власним коефіцієнтом): Якщо без коефіцієнта від номіналу: 10000 Х5% = 500 грн.
У такому випадку: Нараховано 12195.12, утримано ПДФО 2195.12 та ВЗ 500.00. "На руки" залишається: 12\,195.12 - 2195.12 - 500.00 = 9500.00 грн? Ні, цей варіант заплутує.

Спрощений та безпечний варіант, який використовують практиканти (без виходу за межі нарахування 10 000 грн):
Якщо в актах і відомостях нараховано строго 10 000 грн:

ПДФО (утримано за рахунок підприємства через натуркоефіцієнт): Щоб вийти на чистими 7 700 грн, бухгалтери часто нараховують ПДФО і ВЗ"зверху" або роблять утримання звичайним грошовим способом, ніби селянин отримав гроші в касі і тут же купив зерно.
Ідеальний варіант (Грошово-товарний залік):

Нараховано орендну плату: 10 000,00 грн.
Утримано ПДФО (18%): 1 800,00 грн.
Утримано ВЗ (5%): 500,00 грн.
Належить до видачі: 7 700,00 грн.
Оформлюється накладна на продаж кукурудзи орендодавцю: 1 т за ціною 7 700,00 грн (в т.ч. ПДВ 14% або 20% залежно від ставки). Зверніть увагу: для кукурудзи ставка ПДВ при постачанні може бути 14% (якщо це цільне зерно сільгоспвиробника) або 20%.
Проводиться угода про зарахування зустрічних однорідних вимог (ви йому винні за пай 7 700 грн, він вам винен за кукурудзу 7 700 грн).
При такому підході:

У 4ДФ ви показуєте: Нараховано = 10 000,00, Виплачено = 10 000,00, ПДФО = 1 800,00, ВЗ = 500,00. (Коефіцієнт не застосовується, бо операція юридично закрита через грошове нарахування та купівлю товару).
У Податковій накладній: Загальна сума з ПДВ = 7 700,00 грн. Якщо ставка 14% (для зернових), то без ПДВ — 6 754,39 грн, ПДВ — 945,61 грн. (Тут ваші цифри вікові, але важливо, щоб у бухгалтерському обліку ця сума перекрила саме борг із видачі паю)

Що перевірити та виправити прямо зараз?
Ставка ПДВ на кукурудзу: Перевірте, яку ставку ви застосували. Якщо ви є виробником кукурудзи, то при її постачанні діє ставка 14% озрахунок у вашому прикладі (7700 /1.14 = 6754.39) зроблено саме під 14%. Тут усе правильно, якщо ви виробник.
Документальне оформлення: У вас обов'язково мають бути:

Відомість на видачу натуральної оплати або Накладна-вимога на відпуск матеріалів.
Заява від орендодавця (бажано): "Прошу видати мені орендну плату за 2026 рік у натуральній формі (кукурудзою) в рахунок грошових зобов'язань..." — це рятує від звинувачень у нецільовому використанні та жорстких вимог щодо натуркоефіцієнта.

Раді допомогти, звертайтесь ще!