Гарантійний ремонт: облік ПДВ та реєстрація документів на роботи

Нараховувати компенсуючі податкові зобов'язання з ПДВ за ст. 198.5 ПКУ на вартість використаних матеріалів не потрібно, оскільки гарантійний ремонт є частиною вашої господарської діяльності. Реєструвати окрему «нульову» податкову накладну на ці роботи також не потрібно, бо виконання гарантійних зобов'язань не є окремою операцією з постачання.

Згідно з пп. 14.1.191 ПКУ https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2755-17#n256 постачання товарів — це передача права на розпоряджання ними як власник. У вашому випадку ви не постачаєте нові послуги чи товари, а виконуєте обов'язок з усунення недоліків раніше поставленого об'єкта в межах гарантійного строку, встановленого ст. 884 Цивільного кодексу України https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/435-15#n4232.

Оскільки вартість майбутніх гарантійних ремонтів зазвичай закладається в ціну основних робіт (виконаних у 2025 році), ПДВ з цієї вартості вже було сплачено при первинній реалізації. Податкові органи підтверджують: якщо вартість гарантійного ремонту включена до ціни товарів/послуг, окремого об'єкта оподаткування ПДВ не виникає.

Нарахування компенсуючих зобов'язань за п. 198.5 ПКУ https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2755-17#n4931 відбувається лише тоді, коли товари чи послуги використовуються в операціях, що не є господарською діяльністю.

Виконання гарантійних зобов'язань за договором підряду — це прямий обов'язок підрядника та невід'ємна частина його господарської діяльності.
Матеріали, використані для переробки, вважаються використаними в оподатковуваних операціях (у межах того самого проекту, за який ви отримали оплату з ПДВ у 2025 році).

Для підтвердження «господарності» витрат необхідно мати належне документальне оформлення:

Лист-претензію від Замовника.
Акт обстеження (дефектний акт), де зафіксовано недоліки.
Звіт про використання матеріалів та Акт виконаних робіт (з нульовою вартістю), що підтверджує усунення дефектів.

Оскільки повернення (передача) результатів гарантійного ремонту замовнику не є операцією з постачання (ви лише виправляєте раніше переданий результат), обов'язок складати податкову накладну відсутній.

Податкові органи під час перевірок іноді намагаються трактувати безоплатні гарантійні роботи як «безоплатне надання послуг» з нарахуванням ПДВ за п. 188.1 ПКУ. Щоб уникнути цього:

Переконайтеся, що у вашому договорі 2025 року або тендерній документації чітко прописано обов'язок безоплатного гарантійного усунення недоліків.
Бажано мати внутрішню калькуляцію ціни 2025 року, де (хоча б формально) закладено відсоток на гарантійне обслуговування. Це є вагомим аргументом у судах.

Раді допомогти, звертайтесь ще!