Долучення автомобіля фізособи до підприємства та оренда під заставою

Підприємство має декілька варіантів, як залучити автомобіль фізособи:

1. Договір оренди (потрібне нотаріальне посвідчення). В такому разі підприємство приймає авто фізособи на забаланс та несе за нього повну відповідальність. Пальне відноситься на витрати за подорожнім листом за нормами списання.

2. Договір позички авто (безоплатно). Автомобіль приймається на забаланс підприємства та несе відповідальність за його експлуатацію. Пальне відноситься на витрати за подорожнім листом за нормами списання. За ЦКУ такий договір не потребує нотаріального посвідчення, але податківці вимагають, щоб такі договори були нотаріально посвідченими.

3. Використання власного авто працівника у господарській діяльності за заявою працівника + наказ про використання авто. При такому варіанті власник авто (працівник) несе відповідальність за його експлуатацію. Підприємство може (але не зобов’язане) виплачувати працівнику компенсацію за використання авто, а також компенсувати працівнику витрати, пов’язані з техобслуговуванням, ремонтом, поліпшенням його автомобіля.

Списання ПММ проводять на підставі подорожніх листів.

Подорожній лист є первинним документом, який підтверджує використання транспортного засобу, витрати пального та виконання завдання водієм з моменту його виїзду з підприємства і до повернення. Згідно з ч. 2 ст. 9 Закону України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність» від 16.07.1999 № 996-XIV https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/996-14#n155 (далі – Закон про бухоблік), первинний документ має містити дані, необхідні для обліку відповідної господарської операції.

Тобто подорожній лист містить дані по витрати пального в натуральних показниках (у літрах), інформацію про час роботи водія.

Норми витрат пального встановлюють наказом (розпорядженням) керівника.

Щоб правильно списувати пальне, коли автомобіль використовується поза межами підприємства в особистих цілях, потрібно складати подорожні листи і на "негосподарські" поїздки. Наскрізне ведення подорожніх листів, тобто і в господарському, і в негосподарському використанні, зробить облік пального прозорим та убезпечить від податкових претензій.

Списання ПММ проводять актом на списання ПММ обов’язково зазначайте і кількість (в літрах), і вартість (у гривнах) пального.

2. Заставодавець (власник авто) має право користуватися заставою відповідно до її призначення (згідно зі ст. 586 ЦКУ (https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/435-15#n2937).

Проте передавати майно в оренду (найм) третім особам дозволено виключно за згоди заставодержателя (банку), якщо інше не встановлено договором застави.

Отже, потрібно уважно прочитати кредитний та заставний договори з банком. У більшості випадків там прописана пряма заборона на передачу авто в оренду, суборенду або користування третім особам без попереднього погодження.

Необхідно звернутися до банку з офіційною заявою та надати проєкт майбутнього договору оренди з підприємством. Нотаріус не зможе посвідчити договір оренди автомобіля, якщо в Державному реєстрі обтяжень рухомого майна стоїть відмітка про заставу, доки ви не надасте офіційний письмовий дозвіл від банку.

Раді допомогти, звертайтесь ще!