Вимоги до первинних документів: щоденний облік транспорту та витрат

Так, такий порядок оформлення може відповідати вимогам законодавства, якщо форма зведеного подорожнього листа затверджена внутрішнім розпорядчим документом підприємства та містить усі обов’язкові реквізити первинного документа.

Типові форми подорожніх листів для легкових і вантажних автомобілів не є обов’язковими до застосування. Відповідно до п. 2.6 Положення про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку №88 https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0168-95#n17 підприємство має право використовувати самостійно розроблені форми документів за умови наявності в них обов’язкових реквізитів первинного документа.

Згідно зі ст. 9 Закону України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/996-14#Text первинні документи повинні містити відомості про господарську операцію та підтверджувати її здійснення. Закон не встановлює обов’язкової щоденної форми подорожнього листа та не визначає спеціальної періодичності його складання. Тому оформлення одного зведеного документа за місяць є допустимим, якщо він містить деталізацію операцій за кожен день та такий порядок закріплено у внутрішніх документах підприємства.

Для підтвердження господарського характеру використання транспортного засобу та витрат пального документ повинен містити всі обов’язкові реквізити первинного документа, зокрема назву документа, дату складання, найменування підприємства, зміст і обсяг господарських операцій, одиницю виміру, посади осіб, відповідальних за здійснення та оформлення операцій, а також особисті підписи або інші дані, що дають змогу ідентифікувати таких осіб (ст. 9 Закону про бухгалтерський облік).

Якщо в межах одного документа щоденно відображаються маршрути, мета поїздок, показники одометра, пробіг, рух і залишки пального за кожною датою, такий документ містить необхідну деталізацію для підтвердження господарської операції та списання пального.

Відповідно до ч. 1 ст. 9 Закону про бухгалтерський облік первинні документи складаються під час здійснення господарської операції, а якщо це неможливо — безпосередньо після її завершення. Разом з тим для контролю та впорядкування оброблення даних на підставі первинних документів можуть складатися зведені облікові документи. Тому за умови щоденного внесення інформації до електронної форми та подальшого оформлення і підписання зведеного документа за підсумками місяця такий документ може розглядатися як зведений обліковий документ.

Доцільно, щоб форма подорожнього листа була затверджена наказом підприємства або додатком до наказу про облікову політику, а порядок її ведення та підписання був визначений у графіку документообігу. Якщо для окремих категорій перевезень законодавством передбачено проведення медичних оглядів водіїв або технічного контролю транспортних засобів, відповідні відомості мають фіксуватися у встановленому порядку окремо або в самому документі залежно від організації документообігу на підприємстві.

Раді допомогти, звертайтесь ще!