Проблеми з підписанням документів: наслідки для ТОВ та ПФУ

Жодних негативних наслідків чи штрафів для ТОВ не буде, якщо ПФУ відхилить документи через 2 місяці.

Чинне законодавство України ( ст.24, ст. 47, ст. 48 КЗпП https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/322-08#n149 та Закон «Про внесення змін до деяких законодавчих актів України щодо обліку трудової діяльності працівника в електронній формі» від 05.02.2021 року № 1217-IX https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/1217-20#Text ) не передбачають штрафів для роботодавців за несвоєчасне подання скан-копій трудових книжок, тривалий розгляд документів Пенсійним фондом або відхилення заявки через помилки.

Стосовно того, чи правильно було відправлено документи, якщо з’явився статус «В роботі», але кнопка «Підписати та відправити в ПФУ» не спрацювала, то відправка відбулась з технічною помилкою (неповний цикл).

Портал ПФУ побудований так, що вхід у кабінет за допомогою КЕП підприємства дає лише право доступу до системи та формування пакету документів, але не замінює собою фінального підписання пакета документів. Сам факт завантаження файлів не є їх надсиланням.

Згідно з порядком електронного документообігу, кожна окрема дія (створення заяви-анкети, внесення записів, передача скан-копій) має супроводжуватися накладанням ЕЦП/КЕП безпосередньо перед відправкою. Кнопка «Підписати та відправити в ПФУ» є фінальним та обов'язковим етапом.

Статус «В роботі» у даному випадку свідчить про те, що пакет технічно дійшов до сервера ПФУ. Проте під час безпосереднього розгляду фахівцем ПФУ таке звернення буде відхилено через відсутність ЕЦП/КЕП на самому документі.

Згідно п.4 Порядку ПФУ № 11-1 від 12.03.2021 р. https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0802-21#n41 визначено, що відомості про трудову діяльність подаються через вебпортал ПФУ в електронній формі з обов'язковим накладанням кваліфікованого електронного підпису (КЕП) страхувальником або працівником.

Так, у ТОВ буде право на повторне відправлення документів після 10 червня 2026 року. Ця дата позначена як дата завершення визначеного Законом України № 1217-IX від 05.02.2021 https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/1217-20#Text перехідного періоду для первинного наповнення Державного реєстру застрахованих осіб.

Проте це не є дедлайном, після якого портал закриється чи припинить приймати скани.

Зокрема, Комітет з питань соц.політики та захисту прав ветеранів Верховної Ради роз'яснив, що «паперові документи можуть бути відскановані в будь-який зручний для людини час або при зверненні до ПФУ за призначенням пенсії» https://komspip.rada.gov.ua/news/main_news/78352.html

Також Головне управління ПФУ в Кіровоградській області підтверджує, що «Оцифрування трудових книжок триватиме й після 10 червня 2026 року» https://www.pfu.gov.ua/kr/437053-otsyfruvannya-trudovyh-knyzhok-tryvatyme-j-pislya-10-chervnya-2026-roku/

Крім того, у Верховній Раді зареєстровано законопроєкт № 14257 https://itd.rada.gov.ua/billinfo/Bills/Card/58980 , який офіційно пропонує продовжити цей строк на весь період воєнного стану плюс ще 3 роки після його завершення.

Як альтернатива, працівник може самостійно зайти у свій особистий кабінет застрахованої особи та завантажити скан-копії трудової книжки, підписавши їх власним КЕП чи Дія.Підписом.

Ще більше інформації у нашій статті «Трудова книжка не оцифрована: що буде після 10.06.2026» https://7eminar.ua/news/20036-trudova-knizka-ne-ocifrovana-shho-bude-pislya-10062026

Раді допомогти, звертайтесь ще!