Нарахування оренди та списання витрат пального: нюанси обліку

1. За травень орендну плату необхідно нараховувати пропорційно кількості днів фактичного користування автомобілем (21 день), а не як за повний місяць, якщо інше не зазначено в договорі.

Договір укладено та завірено нотаріально 11.05.2026 р., тому зобов'язання з найму та право користування автомобілем юридично виникли саме з цієї дати.

Формула розрахунку: 5000 грн ÷ 31 × 21 = 3387,10 грн.

2. Списання пального за показами спідометра

Списувати пальне загальною кількістю наприкінці місяця лише за різницею спідометра не можна. Податкова під час перевірки вимагає підтвердження господарського характеру кожної поїздки. Якщо господарську мету не довести, вартість пального визнають додатковим благом водія з донарахуванням ПДФО (18%), ВЗ (5%) та ПДВ (20%).

Списання пального проводиться на підставі самостійно розробленого підприємством первинного документа (наприклад: «Місячний маршрутний лист» або «Подорожній лист підприємства»).

Подорожній лист можна виписувати один на цілий місяць. Проте він обов'язково повинен містити щоденні (або за кожну поїздку) дані: показники спідометра, рух пального, а головне — конкретний маршрут (звідки/куди) та господарську мету поїздки.

Наприкінці місяця на підставі цього місячного маршрутного листа складається підсумковий Акт списання пального відповідно до встановлених норм витрат.

3. Списання пального за суботні виїзди директора\

Оскільки на підприємстві встановлено п'ятиденний робочий тиждень, будь-які поїздки керівника у вихідний день (суботу) контролери автоматично вважають використанням авто в особистих цілях. Щоб легально списати пальне, необхідно документально підтвердити зв'язок суботнього виїзду з бізнесом:

• Наказ на роботу у вихідний день. Відповідно до ст. 71 та 72 КЗпП (https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/322-08#n441), залучення до роботи у вихідний день оформлюється наказом керівника. У наказі чітко зазначається виробнича потреба (наприклад, зустріч із контрагентом).
• Робота в суботу має бути обов'язково відображена в Табелі обліку робочого часу директора та компенсована або оплатою в подвійному розмірі, або наданням іншого дня відпочинку.
• Суботній маршрут, кілометраж та бізнес-мета (назва контрагента, адреса) мають бути детально зафіксовані у місячному маршрутному (подорожньому) листі.

Раді допомогти, звертайтесь ще!