Перевірка податковою: документи та частота перегляду калькуляцій продукції

Давайте розглянемо Ваше питання:

Перевірка собівартості продукції - податківці просто обожнюють копатися в цьому під час перевірок. Оскільки собівартість безпосередньо зменшує фінрезультат до оподаткування (на підставі п.п. 134.1.1 п. 134.1 ст. 134 ПКУ https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2755-17#n10624 , вони шукають будь-яку зачіпку, щоб визнати витрати безпідставними чи "небухгалтерськими" та донарахувати 18% податку на прибуток і 20% ПДВ.

1. Перевірка собівартості податківцями

Коли перевіряють 23-й рахунок, дивляться на таке:

• Збіг "входу" та "виходу" за специфікацією: Якщо Ви виготовили металеві двері, а списали на них залізобетонні блоки або забагато тонкостінного листа, одразу почнуть звинувачувати в безпідставному списанні та приховуванні лишків сировини.
• Понаднормативні втрати та брак: Податківці шукають, чи не намагалися ви "під шумок" списати зіпсовану сировину чи технологічний брак у склад готової продукції без нарахування компенсуючого ПДВ за п.п. "г" п. 198.5 ст. 198 ПКУ https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2755-17#n4931 як використання у негосподарській діяльності.
• Стикування з ПДВ: Перевіряється, чи не залетіли у виробничу собівартість послуги від сумнівних контрагентів, за якими ДПС полюбляє знімати податковий кредит на підставі ст. 198 ПКУ, визнаючи операції безтоварними.

2. Обов'язкові документи, що мають бути затверджені на підприємстві

• Положення про калькулювання собівартості продукції (як додаток до Наказу про облікову політику). По суті, це ваші внутрішні правила, в яких описано метод обліку витрат (наприклад, нормативний чи позамовний), перелік статей витрат та порядок розподілу загальновиробничих витрат (ЗВВ) згідно з НП(С)БО 16 "Витрати" https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0027-00#o39 .
• Норми витрат сировини та матеріалів (Специфікації / Рецептури). Затверджуються головним технологом чи директором на кожен вид продукції. Це ліміти, які показують, скільки металу, борошна чи пластику законно йде на одиницю товару.
• Планові та Фактичні калькуляції. Планова - відображає очікувані витрати (потрібна для ціноутворення). Фактична (звітна) калькуляція складається за підсумками звітного місяця на основі реальних витрат і є фінальним документом, який закриває оборот Дт 26 - Кт 23.
• Виробничі звіти та Акти списання сировини. Накладні-вимоги на відпуск (форма № М-11) або рапорти виробництва, де зафіксовано, скільки сировини зі складу реально пішло в цех.

3. Наскільки часто можна переглядати та перезатверджувати калькуляції

Затверджувати нові калькуляції та специфікації можна так часто, як цього вимагають реалії Вашого бізнесу - хоч щодня, хоч раз на місяць.

• Ніде в законах, навіть у НП(С)БО 16, не сказано, що не можна вносити зміни у калькуляціях протягом року. Навпаки, ведення обліку за актуальними цифрами повністю відповідає принципу достовірності фінансової звітності.
• Нестабільні поставки, зміна брендів чи заміна дефіцитного матеріалу на аналог у зв'язку із воєнним станом - це ж реалії нашого виробництва кожен день. Якщо сьогодні замість металу марки "А" Ви пустили у виробництво марку "В", Ваші планові норми мають оперативно реагувати.

Як правильно оформити поочні зміни у виробництві

• Картка замін: Технолог підприємства має розробити та затвердити внутрішню "Картку замін" (або Додаток до специфікації). У ній чітко прописується: "У разі відсутності матеріалу Х дозволяється використання аналога Y у пропорції 1:1,1 без погіршення якості продукції".
• Тимчасові специфікації: Якщо Ви переходите на інший склад комплектуючих на тривалий час (наприклад, на місяць), директор видає локальний Наказ про затвердження тимчасових норм витрат сировини на період з... по...".
• Акт відхилень: Якщо наприкінці місяця фактична собівартість виявилася вищою за планову (через дорожчу логістику чи перевитрати при налаштуванні обладнання під нову сировину), комісія складає Акт аналізу відхилень фактичної собівартості від планової. У ньому зазначається: "Перевитрати сировини пов'язані з вимушеною технологічною заміною матеріалу через зрив поставок контрагентом в умовах воєнного стану". Цей документ легалізує списання всієї суми на рахунок 23 і не дозволить податківцям визнати перевитрати негосподарськими.

Отже: Податкова перевіряє відповідність списаної сировини Специфікаціям та Виробничим звітам. Переглядати та перезатверджувати норми і калькуляції раз на місяць або під кожну нову закупівлю - абсолютно законно і правильно. Головне - оформлюйте кожну заміну матеріалу внутрішнім Наказом керівника та Карткою замін від технолога, щоб кожна цифра у фактичній калькуляції була юридично захищена від претензій ДПС.

Раді допомогти, звертайтесь ще!