Чи потрібно зберігати звіти в ДПІ для ТОВ та ФОП

Вважаємо, що не потрібно друкувати звіти, подані в ДПС в електронній формі через МЕДок або Електронний кабінет платника податку на сайті ДПС.

Електронна форма подання звітності регламентується ст. 49 ПКУ https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2755-17#n1206 Згідно з п. 49.3 ПКУ, податкова декларація подається за вибором платника:

- особисто,
- поштою
- або засобами електронного зв’язку у електронній формі з дотриманням вимог законів України «Про електронні документи та електронний документообіг» та «Про електронну ідентифікацію та електронні довірчі послуги».

Електронний документообіг як процес створення, подання, приймання, оброблення та зберігання електронних документів із перевіркою цілісності та підтвердженням факту одержання визначено в п. 2 р. І, п. 13 р. ІІ Порядку обміну електронними документами з контролюючими органами, затвердженому наказом Мінфіну від 06.06.2017 №557 (далі – Порядок №557).

Оригіналом електронного документа вважається електронний примірник документа з електронним підписом автора або підписом, прирівняним до власноручного (п. 13 р. ІІ Порядку №557).

Закон України від 22.05.2003 №851-IV «Про електронні документи та електронний документообіг» визначає наступне:

Ст. 7. Оригіналом електронного документа вважається електронний примірник документа з обов’язковими реквізитами, у тому числі з електронним підписом автора або підписом, прирівняним до власноручного підпису відповідно до Закону України «Про електронну ідентифікацію та електронні довірчі послуги».

Ст. 13. Суб’єкти електронного документообігу повинні зберігати електронні документи на електронних носіях інформації у формі, що дає змогу перевірити їх цілісність на цих носіях.

Строк зберігання електронних документів на електронних носіях інформації не менший від строку, встановленого законодавством для відповідних документів на папері.

Якщо неможливо зберігати електронні документи протягом строку, встановленого законодавством для паперових документів, суб’єкти електронного документообігу повинні дублювати документи на кількох носіях та періодично їх копіювати.

Якщо неможливо виконати зазначене, електронні документи зберігаються у вигляді копії на папері.

При копіюванні обов’язкова перевірка цілісності даних на носії.

При зберіганні електронних документів обов’язкове:

- забезпечення доступності інформації для подальшого використання;
- можливість відновлення електронного документа у початковому форматі;
- збереження інформації про походження, призначення, дату та час відправлення/одержання документа.

Отже, роздруківка електронних документів (в т.ч. податкової звітності, поданої в електронній формі) на папері необхідна тільки в тому випадку, якщо не можете забезпечити зберігання електронних документів за правилами Закону №851.

Якщо користуєтесь програмою МЕДок, то у договорі з постачальником ліцензії на такий програмний продукт мали б бути передбачені: умови зберігання електронних документів, які формуються в цій програмі, чи будуть вони доступні коли строк дії ліцензії на використання цієї програми закінчиться.

Електронні документи, подані через Електронний кабінет платника, зберігаються ДПС в межах електронного документообороту згідно Порядку №557.

Крім того, платник податків може зберігати ці документи на власних ресурсах (комп`ютер, флешки, сервери, хмарні ресурси).

Раді допомогти, звертайтесь ще!