Терміни зберігання декларацій з ПДВ та можливість знищення документів

Не рекомендуємо знищувати документи до 2017 року включно.

Наразі строки зберігання документів регулюють два основні нормативні акти:

• п. 44.3 ПКУ (https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2755-17#n1110)
• та Перелік від 12.04.2012 №578/5 (https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0571-12#Text).

Який строк зберігання встановлено для декларацій з ПДВ

Відповідно до п. 44.3.2 ПКУ юридичні особи — платники податку на прибуток на загальній системі оподаткування зобов'язані зберігати первинні документи, регістри бухгалтерського обліку, фінансову звітність та інші документи, пов'язані з обчисленням і сплатою податків і зборів, протягом 1825 днів (5 років). Декларації з ПДВ підпадають під цю категорію.

Відлік 1825 днів починається з дня подання податкової декларації до ДПС, а не з першого дня звітного року чи кварталу. Наприклад, декларація за грудень 2017 року подавалась у січні 2018 року — саме від цієї дати й розпочинається відлік.

Згідно з п. 44.3 ПКУ строки зберігання документів автоматично продовжуються на весь період зупинення строків давності, передбачений п. 102.3 ПКУ.

Строки давності зупинялись двічі:

• з 18.03.2020 по 31.07.2023 включно — у зв'язку з карантином та воєнним станом (1231 календарний день);
• з 01.08.2023 по 30.11.2023 — до відновлення проведення перевірок з 01.12.2023.

Таким чином, до стандартних 1825 днів зберігання необхідно додати весь цей заморожений період — це понад 3 роки понад базовий строк.

З урахуванням усіх зупинень строків, станом на 2026 рік ДПС має право провести документальну перевірку юридичних осіб на загальній системі за 2019 рік і більш пізні — строки давності щодо них ще не сплили. Отже, документи за ці роки потрібно зберігати та мати до них швидкий доступ.

Щодо 2017–2018 років: строки зберігання з урахуванням "заморозки" для цих років також ще повністю не сплили або перебувають на межі. Тому безпечна позиція — не знищувати документи до 2017 року включно.

Навіть якщо перевірок не було понад 15 років, обов'язок зберігати документи в межах строків п. 44.3 ПКУ залишається. Якщо ж перевірка призначена або розпочата — документи, що є предметом перевірки, зберігаються до її завершення та закінчення строку оскарження її результатів, але не менше строків, визначених п. 44.3 ПКУ (п. 44.4 ПКУ).

Раді допомогти, звертайтесь ще!