Як облікувати витрати на паливо без ПДВ у бухобліку

Загалом Ви можете компенсувати працівнику ці витрати.

Оскільки, судячи із запитання, працівник купив для підприємства пальне за власні готівкові кошти в іншого підприємства чи ФОП, то в такому разі діє обмеження в сумі 10 тис. грн. Підстава - п. 6 р. II Положення № 148 - https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/v0148500-17#n47.

І формально Ви можете компенсувати працівнику такі витрати на підставі, наприклад, авансового звіту (адже він все ж таки витратився). Проте у разі встановлення порушення означеного готівкового обмеження до посадових осіб юрособи може бути застосовано адмінштраф згідно з ст. 163-15 КпАП - https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/80731-10#n3297 в розмірі 1700 - 3400 грн. Наголошували на цьому й податкові органи за посиланням: https://cv.tax.gov.ua/media-ark/news-ark/985448.html.

Тому можна піти іншим шляхом. Оприбуткувати пальне, придбане працівником, як безоплатно отримане: Дт 203 Кт 718. Поруч з цим аби компенсувати працівнику витрати Ви можете видати йому нецільову благодійну допомогу. Відповідно до пп. 170.7.3 ПКУ - https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2755-17#n3965 не включається до оподатковуваного доходу сума нецільової благодійної допомоги, у т.ч. матеріальної, що надається резидентами - юридичними або фізичними особами на користь платника податку протягом звітного податкового року сукупно у розмірі, що не перевищує суми граничного розміру доходу, визначеного згідно з абз. 1 пп. 169.4.1 ПКУ, встановленого на 1 січня такого року (у 2026 році ця сума дорівнює 4660 грн). Щоправда, із суми перевищення Вам необхідно буде утримати податок на доходи за ставкою 18 % та військовий збір за ставкою 5%.

У додатку 4 ДФ до об'єднаного розрахунку суму нецільової благодійної допомоги, у т. ч. тієї, що перевищує неоподатковуваний розмір в сумі 4660 грн, відображають за ознакою доходу «169».
У бухобліку виплату нецільової допомоги працівнику можна показати, зокрема, так: Дт 949 Кт 663 та Дт 663 Кт 311.

На прибутковий облік це впливатиме суто за правилами бухобліку.

Раді допомогти, звертайтесь ще!