Оформлення наказу на використання службового автомобіля для працівників

Для оформлення використання службового автомобіля необхідно видати наказ про порядок використання авто та затвердити власну форму документа для обліку поїздок. Основним документом для підтвердження господарських поїздок є подорожній або маршрутний лист власної форми.

У наказі доцільно визначити порядок використання автомобіля, закріпити водія, визначити працівників, які мають право користуватися автомобілем у службових цілях, а також встановити правила оформлення поїздок та обліку пального.

У наказі зазвичай зазначають:

— марку та державний номер автомобіля;
— закріплення водія;
— перелік посадових осіб, для обслуговування яких використовується автомобіль;
— використання автомобіля виключно для господарської діяльності;
— порядок оформлення поїздок;
— форму подорожнього (маршрутного) листа;
— порядок списання пального;
— заборону використання авто у власних цілях.

Необхідність документального підтвердження використання автомобіля у господарській діяльності випливає зі ст. 9 Закону України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/996-14#Text, оскільки витрати повинні підтверджуватися первинними документами.

Типові форми подорожніх листів зараз не є обов’язковими, тому підприємство може затвердити власну форму. Вона повинна містити обов’язкові реквізити первинного документа відповідно до ст. 9 Закону про бухгалтерський облік.

У маршрутному або подорожньому листі бажано передбачити:

— дату;
— автомобіль;
— ПІБ водія;
— маршрут;
— мету поїздки;
— показники спідометра;
— пробіг;
— залишок та витрати пального;
— підписи відповідальних осіб.

Для підтвердження господарського характеру використання автомобіля бажано максимально конкретизувати маршрути та службову мету поїздок. Формулювання на кшталт «по місту» або «службові потреби» створюють податкові ризики.

Якщо автомобіль використовується для директора, бухгалтерії та менеджерів без закріплення за конкретною особою, це також варто прямо зазначити у наказі. При цьому водій може бути відповідальним за ведення подорожніх листів, облік пробігу та пального.

Для уникнення ризиків донарахування ПДФО та військового збору як додаткового блага бажано, щоб документи підтверджували саме господарське використання автомобіля (пп. «а» пп. 164.2.17 Податкового кодексу України https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2755-17#Text).

Відповідно до ст. 45 Закону України «Про дорожній рух» водії підприємств проходять передрейсові медичні огляди. Також повинно забезпечуватися проведення контролю технічного стану транспортного засобу перед виїздом.

Раді допомогти, звертайтесь ще!