Заповнення авансового звіту: корпоративна карта та залишки коштів

Залишок коштів на корпоративному рахунку в авансовому звіті не відображається. У звіті зазначаються лише суми, які були фактично використані з корпоративної картки або зняті готівкою.

Кошти на рахунку, до якого випущена корпоративна платіжна картка, належать підприємству. Сам факт отримання працівником корпоративної картки не означає видачу йому авансу під звіт. Підзвітні кошти виникають лише в момент фактичного використання працівником коштів з картки для розрахунків або під час зняття готівки (Положення про порядок емісії та еквайрингу платіжних інструментів, затверджене постановою НБУ №164).

У Звіті про використання коштів/електронних грошей, виданих на відрядження або під звіт, у графі «Одержано» зазначається не весь залишок або ліміт на корпоративній картці, а тільки сума, фактично списана з рахунку відповідно до банківської виписки для оплати витрат чи отримана готівкою через банкомат.

Відповідно до пп. 170.9.4 Податкового кодексу України https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2755-17#Text, якщо працівник використовував корпоративну картку виключно для безготівкових розрахунків і при цьому не виникає оподатковуваного доходу, авансовий звіт може не подаватися. У такому випадку підтвердженням понесених витрат є первинні документи та банківська виписка.

Кошти, які залишилися на корпоративному рахунку та не були використані працівником, залишаються коштами підприємства. Працівник не відображає їх у звіті як залишок. Якщо ж працівник зняв готівку з корпоративної картки та використав її не повністю, невикористана сума підлягає поверненню до каси або на рахунок підприємства. Саме така невикористана готівка відображається у звіті як «Залишок» відповідно до пп. 170.9.3 Податкового кодексу України https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2755-17#Text.

Проведення:

Списання коштів з корпоративної картки (оплата або зняття готівки) — Дт 372 – Кт 311

Визнання витрат за затвердженим авансовим звітом — Дт 20, 23, 91, 92 – Кт 372

Повернення невикористаної готівки — Дт 301 (або 311) – Кт 372

Залишок коштів на банківському рахунку, до якого прив’язана корпоративна картка, обліковується підприємством на рахунку 311 відповідно до Інструкції про застосування плану рахунків бухгалтерського обліку, затвердженої наказом Мінфіну №291 https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0893-99, і не є показником авансового звіту підзвітної особи.

Раді допомогти, звертайтесь ще!