Ліквідація документів ТОВ: що потрібно зберегти згідно законодавству

Давайте розбиратися:

В бухгалтерському та податковому обліку факт проходження перевірки зовсім не означає, що можна відразу все викидати.

Якщо глянути на п. 44.3 ст. 44 ПКУ https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2755-17#n1110 , платники податків зобов’язані забезпечити зберігання документів, пов’язаних з обчисленням і сплатою податків, протягом визначених строків. Навіть якщо Вас уже перевірили, тут є пара важливих моментів, які треба врахувати: загальний строк зберігання та наявність перерваних строків давності.

1. Строки зберігання документів

Відповідно до пп. 44.3.2 ст. 44 ПКУ, документи та інформація, необхідні для податкового контролю, мають зберігатися щонайменше 1825 днів (5 років).

• Ваша перевірка охоплювала період по 2023 рік, документи за 2020-2023 роки ще не "віджили" свій п'ятирічний термін, передбачений Кодексом.

2. Умова "завершення перевірки" та Перелік № 578/5

Згідно зі ст. 13 розд. І Переліку № 578/5 https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0571-12#n14 , строки зберігання документів (зокрема накладних, актів, рахунків) обчислюються з 1 січня року, наступного за роком завершення справи.

• Документи, що стосуються податків, можуть бути знищені лише за умови завершення перевірки ТА закінчення строку зберігання.
• Якщо Вас перевірили за 2023 рік у 2025-му, це не означає, що документи 2022 чи 2023 року можна знищити. Вони мають "відлежати" свої 5 років.

3. Вплив "ковідного" та воєнного зупинення строків давності

Ось тут багато хто "пролітає" - забувають про цей момент. Згідно з п. 102.9 ПКУ (який діяв раніше https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2755-17#n2287 ) та п. 69.9 підрозд. 10 розд. ХХ ПКУ https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2755-17#n8462 , перебіг строків давності був зупинений на період дії карантину та воєнного стану.

Це означає, що Ваші 1095 днів (або 1825 для певних операцій) "заморозилися" на тривалий час. Виходить, що до звичайних 5 років треба накинути ще років 2-3 мінімум. Навіть якщо документи за 2020-2021 роки перевірені, строк їх законного зберігання може ще не вичерпатися через це "заморожування".

4. Нюанси міжнародних перевезень

Так як Ваша діяльність - міжнародні перевезення, у Вас є специфічні документи (CMR, дозвільні документи, митні декларації).

• Згідно з пп. 44.3.1 ст. 44 ПКУ, якщо документи пов'язані з операціями, по яких строк позовної давності зупинявся або подовжувався (наприклад, через карантин чи воєнний стан за п. 102.9 ст. 102 ПКУ), строк їх зберігання також подовжується.

Отже: Попри те, що перевірка пройшла, я б не радив знищувати документи раніше, ніж через 5 років з дати подання звітності, у якій вони були використані, з урахуванням "воєнного" подовження строків.

Раді допомогти, звертайтесь ще!