Чи потрібно повторно завантажувати трудову книжку після зміни прізвища

Ні, повторно завантажувати всю трудову книжку до ПФУ не обов’язково.

Після зміни прізвища основним джерелом оновлення персональних даних у Реєстрі застрахованих осіб є звітність роботодавця. Відомості про зміну прізвища подаються через Додаток Д5 Податкового розрахунку (Порядок №4 https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0111-15#Text), після чого дані автоматично оновлюються в системі ПФУ.

Оскільки трудова книжка вже була оцифрована у 2023 році, трудовий стаж, підтверджений на той момент, уже міститься в Реєстрі застрахованих осіб. Зміна прізвища на титульній сторінці паперової трудової книжки не впливає на вже оцифровані періоди роботи.

Відповідно до Порядку подання відомостей про трудову діяльність працівника в електронній формі, затвердженого постановою правління ПФУ №11-1 від 12.03.2021, якщо відомості вже внесені до Реєстру, повторне подання тих самих даних не є обов’язковим.

Повторне завантаження скан-копій доцільне у випадках, якщо:
у кабінеті ПФУ є помилки або неточності;
статус попереднього опрацювання змінено на «Скасовано виконання»;
у трудовій книжці є записи, які не передаються через звітність автоматично, наприклад про нагородження чи заохочення.

Якщо після зміни прізвища у профілі на вебпорталі ПФУ вже відображаються актуальні персональні дані та стаж показується правильно, додатково подавати скан-копії не потрібно.

Водночас для актуалізації електронного образу документа можна за бажанням завантажити оновлену скан-копію титульної сторінки трудової книжки через розділ «Комунікації з ПФУ» — «Відомості про трудові відносини».

Закон України №1217-IX та ст. 48 КЗпП https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/322-08 передбачають ведення обліку трудової діяльності працівника в електронній формі. Перехідний період для оцифрування паперових трудових книжок триває до 10.06.2026.

Раді допомогти, звертайтесь ще!