Чи потрібно роздруковувати відомість і звіти по зарплаті

Роздруковувати всі ці документи на папері не обов'язково, якщо ви забезпечуєте їх належне зберігання в електронному вигляді з дотриманням вимог щодо електронного документообігу.

Оригінали відомостей на виплату заробітної плати та банківські виписки зберігаються в системі «клієнт-банк».

Вони мають юридичну силу саме в електронному форматі. Роздруківка електронного документа має силу лише «копії». Оригіналом електронного документа вважається його електронна версія з відповідними електронними підписами (згідно зі ст. 7 Закону України від 22.05.2003 № 851-IV https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/851-15#n41).

Це означає, що вам обов’язково потрібно зберігати електронну версію документа протягом строків, передбачених для зберігання первинної документації. Просто зберігати паперову роздруківку буде недостатньо, адже вона не є оригіналом.

Законодавством не передбачено обов’язкового роздрукування електронних документів. Однак у разі перевірки податковий інспектор має право затребувати копії електронних документів у паперовому вигляді. У такому разі документи потрібно роздрукувати, підписати та завірити печаткою (за наявності).

Розрахунково-платіжні відомості

Підприємство має право зберігати розрахунково-платіжні відомості про нарахування зарплати в електронному вигляді, якщо такий документ містить усі обов’язкові реквізити та кваліфікований електронний підпис (КЕП).

Електронний підпис прирівнюється до власноручного, якщо:

• КЕП підтверджено з використанням посиленого сертифіката ключа;
• під час перевірки використовувався сертифікат ключа, чинний на момент накладення підпису;
• особистий ключ підписувача відповідає відкритому ключу, зазначеному у сертифікаті.

Важливо: Якщо на підприємстві не налагоджено належний електронний документообіг (відсутні КЕП відповідальних осіб, не забезпечено архівне зберігання файлів тощо), то розрахунково-платіжну відомість необхідно обов'язково роздруковувати на папері та завіряти власноручними підписами.

Раді допомогти, звертайтесь ще!