Витрати підприємства до підписання договору: чи врахують перевірці

Давайте розбиратися:

Під час ревізії крушники, скоріш за все, спробують поставити під сумнів законність таких витрат.

Якщо коротко: ризик того, що КРУ (зараз це Державна аудиторська служба України) спробує "викинути" ці витрати або визнати їх нецільовими, є дуже високим. Але давайте розберемося, як це виглядає з погляду норм права та як Ви можете спробувати захиститись.

1. Позиція з боку ДАСУ в такій ситуації:

• Бюджетний кодекс України (ст. 48) https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2456-17#n842 : Розпорядники та одержувачі бюджетних коштів беруть бюджетні зобов'язання та здійснюють платежі тільки в межах бюджетних асигнувань, установлених кошторисами.
• Тобто, якщо договір на співвиконання ще не підписаний, то офіційно Ви не залучені до виконання бюджетної програми. Будь-які витрати, понесені до дати підписання договору, контролери вважатимуть Вашою особистою ініціативою, яка не має відношення до виконання державного замовлення.

2. Документальне підтвердження витрат

• Якщо є можливість, треба в договорі співвиконання прописати: "Згідно з ч. 3 ст. 631 ЦК України, сторони встановлюють, що умови цього Договору застосовуються до відносин між ними, які виникли до його укладення, а саме з [дата фактичного початку робіт]". ч. 3 ст. 631 ЦКУ https://zakon.rada.gov.ua/laws/main/435-15#n3130
• У Вас має бути наказ про початок підготовчих робіт по такому-то Договору або виробництва серійної продукції, щоб обґрунтувати наявність "незавершенеки" (НЗВ) на початок дії договору.
• Максимально відтягніть дату оформлення первинних документів (актів списання матеріалів, нарядів на зарплату) на період після підписання договору, якщо це можливо і не порушує облік.
• Готуйте пояснювальну записку про те, що закупівля матеріалів проводилася заздалегідь для забезпечення безперервного циклу виробництва з метою дотримання строків держзамовлення.
• Зберіть такий пакет документів: внутрішні накази про підготовку та початок робіт (підготовчих) по Договору, калькуляція, яка співпадає з договором, технічне завдання / листування до договору.

З мого досвіду: В такій ситуації, без пункту в договорі про те, що він діє "заднім числом", витрати періоду до підписання будуть під загрозою зняття.

Раді допомогти, звертайтесь ще!