Перевірка правильності проведень для списання безнадійної заборгованості

Давайте розбиратися:

Ні, у Вас є помилка в бухгалтерських проводках.

Списання безнадійної дебіторки, по якій не створювався РСБ, потрібно проводити через витрати (944), а не через рахунок 442.

Стосовно Додатку РІ - Ви мислите правильно, але є нюанс.

1. Бухгалтерський облік та проводки

Ви використовуєте рахунок 442, що зазвичай робиться при виправленні помилок минулих років (згідно з НП(С)БО 6). Оскільки строк позовної давності по цій заборгованості минув уже дуже давно, Ви фактично виправляєте помилку, що не списали її вчасно та не створили резерв раніше.

Проте, методологічно вірним буде такий підхід:

• Якщо РСБ (резерв сумнівних боргів) не створювався (що саме по собі є порушенням п. 7 НП(С)БО 10 "Дебіторська заборгованість" https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0725-99#o29 ), то списання безнадійної дебіторки має йти через витрати.
• Так як Ви виправляєте помилку минулих років: Дт 441 (442) - Кт 361. Тут Ви праві.
• Забалансовий облік: Дт 071. Ви правильно робите, що ставите її на забаланс. Вона має там "висіти" щонайменше 3 роки з моменту списання (Інструкція № 291) https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0893-99#n1229 .

2. Податкові різниці (Додаток РІ)

Ось тут криється головна "заковирка". Ви вказали рядки 2.1.3 та 2.2.3. Давайте звіримося з п. 139.1 ст. 139 ПКУ https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2755-17#n10685 :

• Рядок 2.1.3 (збільшення): Сюди ставиться сума витрат від списання дебіторки понад суму резерву. Оскільки Ви списуєте через 44-й рахунок (минаючи 944-й у поточному періоді), технічно Ви маєте збільшити фінрезультат на цю суму, щоб "нівелювати" вплив на капітал.
• Рядок 2.2.3 (зменшення): Сюди ставиться сума списаної дебіторської заборгованості, яка відповідає ознакам безнадійної згідно з п.п. 14.1.11 ПКУ. https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2755-17#n256

Чому Ваша схема не спрацює: Оскільки Ви списали заборгованість через рахунок 442, вона не потрапила до витрат звітного періоду (рахунок 944). Податкові різниці в Додатку РІ призначені для того, щоб коригувати фінансовий результат до оподаткування (рядок 02 Декларації).

Якщо суми 6 580 грн немає у витратах у формі № 2, то Ви не можете її "зменшити" у Додатку РІ, бо це призведе до безпідставного подвійного зменшення податку.

3. Як зробити правильно для "високодохідника"?

У Вас є два шляхи, щоб не "налетіти" на зауваження при перевірці:

Шлях 1 (Класичний, через витрати)

Якщо Ви хочете, щоб списання вплинуло на податок у 1-му кварталі 2026 року:

• Проведення: Дт 944 - Кт 361 (списання безпосередньо на витрати, оскільки резерву немає).

Додаток РІ:

• Рядок 2.1.3: + 6 580 грн (збільшуємо фінрезультат, бо списали без резерву).
• Рядок 2.2.3: - 6 580 грн (зменшуємо фінрезультат, якщо борг відповідає пп. 14.1.11 ПКУ - безнадійність).
• Результат: Вихід "в нуль". Податок не змінюється.

Шлях 2 (Через 442, як у Вас)

Якщо Ви залишаєте Дт 442, то Ви визнаєте, що це помилка минулих років:

• У цьому випадку Ви не заповнюєте рядки 2.1.3 та 2.2.3 у Декларації за 1-й квартал 2026 року.
• Виправлення має відбуватися через Уточнюючий розрахунок до Декларації за той рік, коли борг став безнадійним (орієнтовно 2017 рік), що зараз уже неможливо через терміни давності.

Висновок та рекомендація: Ваші проведення через 442 рахунок з подальшим відображенням у Додатку РІ - невірні. Рядки 2.1.3 та 2.2.3 "працюють" тільки тоді, коли списання пройшло через витрати поточного періоду (рахунок 944).

Порада: Проведіть це списання через Дт 944 - Кт 361 у поточному періоді. Так, це методологічно "криво", бо борг старий, але це дозволить Вам коректно заповнити Додаток РІ. При сумі 6 580 грн податківці навряд чи будуть вивчати дату виникнення боргу 2014 року, а Ви вийдете на нульовий вплив на прибуток через коригування.

Раді допомогти, звертайтесь ще!