Відсутність відміток у паспорті ускладнює нарахування добових виплат

За наказом про відрядження та підтвердними документами.
Згідно з роз’ясненнями ДПС (https://zir.tax.gov.ua/main/bz/view/?src=ques&id=41033) добові витрати з дня останньої пересадки на інший транспортний засіб (вибуття з готелю, мотелю, іншого житлового приміщення) на території України під час прямування у відрядження за кордон і до дня першої пересадки на інший транспортний засіб (зупинки в готелі, мотелі, іншому житловому приміщенні) на території України (включно) під час повернення в Україну відшкодовуються за нормами, встановленими для відряджень за кордон.
Тобто, якщо працівник не мав пересадок та/або зупинок по території України, усі дні відрядження вважаються закордонними.
Це роз’яснення повністю "списане" з норм Інструкції № 59, яка для приватних підприємств не є обов’язковою. Відповідні правила визначення добових у разі перетину кордону необхідно затвердити у Вашому положенні про відрядження.
Фактична кількість днів перебування у відрядженні визначається згідно з наказом про відрядження за наявності одного чи декількох документальних доказів перебування особи у відрядженні (відміток прикордонних служб про перетин кордону, проїзних документів, рахунків на проживання та/або будь-яких інших документів, що підтверджують фактичне перебування особи у відрядженні).
Будь-які витрати на відрядження не включаються до оподатковуваного доходу платника податку за наявності документів, що підтверджують зв’язок такого відрядження з господарською діяльністю роботодавця або сторони, що відряджає, зокрема (але не виключно): запрошень сторони, що приймає, діяльність якої збігається з діяльністю роботодавця; укладеного договору чи контракту; інших документів, які встановлюють або засвідчують бажання встановити цивільно-правові відносини; документів, що засвідчують участь відрядженої особи в переговорах, конференціях або симпозіумах та інших заходах, тематика яких збігається з господарською діяльністю роботодавця.
Враховуючи зазначене, обов’язковими документами для виплати добових будуть наказ про відрядження та один або декілька підтвердних документів, перелічених вище.

Якщо немає документальних доказів перебування у відрядженні (крім наказу про відрядження, яким затверджено період відрядження та добові), виплачені добові є додатковим благом працівника з оподаткуванням ПДФО 18% (з коефіцієнтом 1,219512) та ВЗ 5% (без коефіцієнта). (https://zir.tax.gov.ua/main/bz/view/?src=ques&id=40109)
Якщо немає підтвердних документів (чеків, рахунків, квитанцій тощо), офіційно підтвердити факт перетину кордону можна через довідку Державної прикордонної служби України. Отримати довідку може лише сам працівник або його представник за довіреністю. Інформація про перетин кордону конфіденційна і без згоди особи не надається третім особам.

Звернення можливе поштою або електронною поштою, у такому разі заява обробляється протягом 30 днів, а відповідь надсилається письмово. Процедуру можна прискорити, подавши заяву особисто до громадської приймальні Адміністрації ДПСУ.

Отже, кожна особа, чиї дані внесені до бази ДПСУ, має право безоплатно отримати цю інформацію. Запит повинен відповідати ст. 16 Закону України «Про захист персональних даних». Довідку можна отримати через власника бази або Головний центр обробки спеціальної інформації ДПСУ, подавши заяву особисто або поштою за адресою: вул. Володимирська, 26, м. Київ, 01601.

Щодо Вашого питання на нашій платформі є детальний матеріал: https://7eminar.ua/news/12674-vidryadzennya-za-kordon-bez-stampiv-yak-pidtverditi-vitrati-bez-opodatkuvannya

Раді допомогти, звертайтесь ще!