Порядок підписання та реєстрації документів під час відпустки директора

Директор йде у відпустку, за наказом його обов"язки з правом підпису виконуватиме головний інженер. Є ключ ЕЦП голов.інженера. Як його ввести в дію, щоб підписати та зареєструвати податкові накладні за березень, а також підписати об"єд.звіт та декларацію з ПДВ? Або ПН з датами березня підписуються директором, а реєструються вже голов.інженером? Заплуталась

СК

Стефанія, консультант

експерт

13.04.2026 | 21:27

Очікує відповідь

Так, потрібно подати Повідомлення J1391104 і тоді головний інженер зможе підписувати звітність, але податкові накладні за березень має підписати директор.

Для надання головному інженеру права підпису електронних документів як керівника необхідно подати до контролюючого органу Повідомлення про надання інформації щодо КЕП за формою J1391104 із зазначенням для нього типу підпису «Директор». Це передбачено Порядком обміну електронними документами з контролюючими органами, затвердженим наказом Мінфіну №557 (розд. ІІІ, п. 3, 4). Після прийняття такого повідомлення головний інженер вважається уповноваженою особою для підписання податкової звітності.

Податкові накладні повинні підписуватися особою, яка мала відповідні повноваження на дату їх складання. Оскільки накладні датовані березнем, коли повноваження керівника мав директор, саме він має накласти КЕП на такі ПН. Те, що їх реєстрація відбувається пізніше, не змінює вимоги щодо підпису. Передати на реєстрацію вже підписані накладні може інша особа, але підпис має бути директора.

Щодо звітності, вона підписується на дату її подання. Якщо подання відбувається у період відпустки директора, підпис накладає головний інженер як уповноважена особа після подання форми J1391104. Декларація має бути підписана керівником або уповноваженою особою (п. 48.5.1 Податкового кодексу України https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2755-17#Text).

Порядок накладення підписів такий: спочатку КЕП головного бухгалтера, потім КЕП особи з типом підпису «Директор», після чого — електронна печатка (за наявності).

Передача ключа КЕП директора іншій особі не допускається, оскільки кожен підписант використовує власний кваліфікований електронний підпис відповідно до Закону України «Про електронні документи та електронний документообіг https://zakon.rada.gov.ua/go/851-15».

Для підтвердження повноважень головного інженера має бути оформлений наказ про покладення обов’язків керівника на період відпустки.

Раді допомогти, звертайтесь ще!